Einrichtung des Arbeitsbereichs

Die Person, die den Arbeitsbereich erstellt, wird dessen Rechnungsempfänger und aktiver Administrator. Überprüfen Sie unter „Einstellungen“ → „Allgemein“ den Namen der Organisation, das Land und die Zeitzone. Diese Einstellungen wirken sich auf die Terminplanung, die Datumsangaben in Berichten und die Kommunikation im Rahmen des Dienstes aus.

Verwenden Sie Zweigstellen, um Standorte oder Arbeitsteams voneinander zu trennen. Weisen Sie den Mitgliedern nur die Zweigstellen zu, die sie benötigen, und testen Sie den Zugriff mit einem Nicht-Admin-Konto, bevor Sie Produktionsdaten importieren.

Legen Sie die Terminologie, das Branding der Berichte, die Standardwerte für E-Mails und eine Startvorlage fest, bevor Sie das gesamte Team einladen. Einheitliche Standardwerte reduzieren den Korrekturaufwand bei den ersten Inspektionen im Echtbetrieb.

Die Terminologieeinstellungen legen fest, wie Begriffe in der Benutzeroberfläche und in den Berichten bezeichnet werden. Eine Anpassung an die in Ihrem Unternehmen bereits verwendete Sprache erleichtert den Prüfern die Arbeit und sorgt dafür, dass sich die Berichte für Kunden, die die Software nie zu Gesicht bekommen, natürlich lesen.

Die Standardwerte für Berichte – Branding, E-Mail-Einstellungen, das Dateinamensschema für Berichte – sollten vor der ersten Live-Prüfung festgelegt werden, da bestehende Berichte die Einstellungen beibehalten, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung galten.

Zweige trennen Standorte oder Arbeitsteams innerhalb eines Arbeitsbereichs voneinander. Sie lassen sich bei der Einrichtung leichter einführen als nachträglich anzupassen, wenn bereits Inspektionen, Vorlagen und Zuweisungen in einem undifferenzierten Arbeitsbereich vorhanden sind.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie diese benötigen, können Sie anhand folgender Frage prüfen: Sollten zwei Personengruppen die täglichen Arbeitsabläufe der jeweils anderen nicht einsehen können? Lautet die Antwort „nein“, ist eine einzige Zweigstelle einfacher und leichter zu verwalten.

Drei davon treten so häufig auf, dass es sich lohnt, sie namentlich zu nennen: das Team einzuladen, bevor Vorlagen vorliegen, standardmäßig Administratorrechte zu gewähren und die Berichtskonfiguration erst dann vorzunehmen, wenn der erste kundenbezogene Bericht bereits versendet wurde.

Alle drei Probleme lassen sich beheben, doch die Behebung kostet jeweils mehr als die Vermeidung. Testen Sie den Zugriff mit einem Nicht-Administrator-Konto, bevor Sie Produktionsdaten importieren – so lassen sich Berechtigungsprobleme aufdecken, solange sie noch rein theoretischer Natur sind.