Vom Inspektionsbericht bis zum Abschlussbericht

Vor dem Besuch: Definition

Die Vorbereitungen, die ein Inspektor vor Verlassen des Büros trifft, entscheiden maßgeblich darüber, was bei dem Besuch erreicht werden kann. Die Immobilie, die Art der Inspektion, die anzuwendende Vorlage, die erforderlichen Nachweise und die Berichtsstandards sollten alle im Voraus festgelegt werden – denn die Klärung dieser Punkte vor Ort kostet Zeit, die eigentlich für die Inspektion vorgesehen ist.

Hier lassen sich auch Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich des Untersuchungsumfangs am kostengünstigsten klären. Ein Missverständnis darüber, ob eine Besichtigung Nebengebäude umfasst, lässt sich im Vorfeld in wenigen Minuten klären, während es im Nachhinein eine weitere Anfahrt zur Klärung erfordern würde.

Während des Besuchs: Aufnahmen machen

Die Datenerfassung vor Ort unterliegt Einschränkungen, die sich durch Software nicht ändern lassen: das vorhandene Licht, das Wetter, Handschuhe, Leitern, Anwohner und die verfügbare Zeit. Der Arbeitsablauf soll eine ohnehin schon schwierige Situation so reibungslos wie möglich gestalten und den Fertigstellungsstatus stets deutlich machen, damit nach dem Verlassen des Standorts keine fehlenden Elemente entdeckt werden.

Belege sollten bereits zum Zeitpunkt der Erfassung angehängt und nicht erst später abgeglichen werden. MeetInspect erfasst Fotos direkt im Inspection Runner, sodass jedes Bild zu der jeweiligen Prüfung gehört, für die es benötigt wurde. Dank der Offline-Unterstützung läuft die Erfassung auch ohne Internetverbindung weiter und wird synchronisiert, sobald das Gerät wieder eine Verbindung herstellt.

• ✓Halten Sie sich an die physische Reihenfolge und nicht an eine logische Reihenfolge nach Kategorien
• ✓Fügen Sie die Fotos vor Ort der Frage bei, für die sie benötigt wurden
• ✓Den Abschlussstatus während des gesamten Besuchs sichtbar halten
• ✓Gehen Sie davon aus, dass die Verbindung genau im ungünstigsten Moment ausfällt

Nach dem Besuch: Rückblick

Die Überprüfung dient dazu, das aufzuspüren, was vor Ort übersehen wurde: ein fehlendes Foto, eine unplausible Antwort, eine Beobachtung, die ohne die Details festgehalten wurde, die jemand weiter unten in der Kette benötigen wird. Es ist der letzte Zeitpunkt, zu dem ein Fehler in der Dokumentation kostengünstig korrigiert werden kann, denn nach der Veröffentlichung bleibt als einzige Abhilfe nur ein erneuter Besuch vor Ort.

Die wertvollste Überprüfung ist eher struktureller als redaktioneller Natur. Die Überprüfung, ob die erforderlichen Belege vorliegen, die obligatorischen Fragen beantwortet sind und die Ergebnisse genügend Kontext enthalten, um darauf reagieren zu können, deckt mehr echte Probleme auf als das Umformulieren von Beschreibungen.

Ausgabe und Wiederverwendung

Ein Bericht sollte eine Wiedergabe des Inspektionsprotokolls sein und kein neues Dokument, das daraus zusammengestellt wurde. Wird der Bericht separat verfasst, existieren zwei Versionen der Wahrheit, die sich voneinander entfernen – der Bericht wird zu dem Dokument, das jeder liest, während das zugrunde liegende Protokoll still und leise aufhört, damit übereinzustimmen.

MeetInspect erstellt aus dem abgeschlossenen Inspektionsbericht einen PDF-Bericht, und die Vorlage, auf deren Grundlage die Inspektion erstellt wurde, wird für die nächste Inspektion wiederverwendet. Der Kreis schließt sich: Die Struktur, mit der die Arbeit erfasst wurde, liefert auch das Ergebnis und legt den nächsten Besuch fest.