Leitfaden für optimierte Inspektionsabläufe

Formuliere Fragen, die nur eine Lesart haben.

Der häufigste Fehler bei Inspektionsvorlagen ist eine Frage, die zwei kompetente Personen unterschiedlich beantworten. „Ist die Küche sauber?“ hängt ganz von den Maßstäben ab, die der Leser im Kopf hat. „Sind alle Arbeitsflächen frei von sichtbaren Rückständen?“ hingegen nicht. Die zweite Formulierung ist zwar länger und weniger elegant, aber wesentlich nützlicher.

Der Test ist einfach und sollte auf jede Frage angewendet werden: Könnten zwei Gutachter, die beide in gutem Glauben handeln, unterschiedliche Ergebnisse für dieselbe Immobilie festhalten? Wenn ja, dann sagt die Frage mehr über den Gutachter aus als über die Immobilie.

• ✓Ziehe beobachtbare Bedingungen einer Qualitätsbeurteilung vor
• ✓Legen Sie den Schwellenwert direkt in der Frage fest, anstatt ihn nur anzudeuten.
• ✓Vermeiden Sie zusammengesetzte Fragen, bei denen zwei Überprüfungen in einer Antwort zusammengefasst werden
• ✓Verwenden Sie für denselben Prüfpunkt in allen Vorlagen denselben Wortlaut

Entscheiden, wo Beweise tatsächlich erforderlich sind

Wenn für jeden einzelnen Artikel ein Foto verlangt wird, führt dies zu langwierigen Kontrollen und letztendlich zu unredlichen Kontrollen. Wenn gar keine Fotos verlangt werden, entstehen Aufzeichnungen, die nicht zu rechtfertigen sind. Der sinnvolle Mittelweg besteht darin, Nachweise zu verlangen, wenn die Antwort Konsequenzen hat – Mängel, Ausnahmen, alles, was angefochten wird oder Kosten verursacht.

Eine nützliche Faustregel: Verlangen Sie ein Foto, wann immer die Antwort den Leser überraschen würde oder wann immer dadurch Geld den Besitzer wechselt. Unauffällige Artikel, die den Vorgaben entsprechen, erfordern selten einen visuellen Nachweis.

Bestellung einer Checkliste für die Person, die das Grundstück begutachtet

Vorlagen sind in der Regel so gegliedert, wie es die Behörde vorsieht – nach Kategorien, nach Systemen oder nach gesetzlichen Vorschriften. Die Begehungen erfolgen entsprechend der räumlichen Anordnung des Gebäudes. Wenn diese beiden Ordnungen voneinander abweichen, muss der Inspektor entweder mehrmals durch das Gebäude gehen oder die Checkliste in einer anderen Reihenfolge abarbeiten und die Abweichungen später nachträglich ausgleichen.

Die Sortierung nach dem physischen Weg ist kostenlos und spart bei jeder nachfolgenden Kontrolle Zeit. Außerdem werden dadurch Auslassungen vermieden, da die Reihenfolge selbst als Gedächtnisstütze dient.

Vorlagen anhand der fertiggestellten Arbeiten überprüfen

Die beste Grundlage für die Verbesserung von Vorlagen sind die bereits durchgeführten Überprüfungen. Fragen, die häufig übersprungen, jedes Mal identisch beantwortet oder mit Erläuterungen versehen werden, sind allesamt Anzeichen dafür, dass sie entweder unklar sind, keine Unterscheidung zulassen oder dass die verfügbaren Antwortmöglichkeiten nicht der Realität entsprechen.

Wenn man eine Vorlage einmal pro Zyklus anhand ihrer eigenen Ausgabe überprüft, lassen sich diese Fehler schneller erkennen als durch jede noch so ausführliche Designbesprechung im Vorfeld.