Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Anhang: Was beinhaltet dieses Dokument?
Bei einem Bild, das einer Prüfung zugeordnet ist, muss sich jemand merken, was darauf zu sehen ist. Bei einem Bild, das der konkreten Prüfung beigefügt ist, für die es erforderlich war, ist dies nicht der Fall.
Die Anhangsdatei muss bereits bei der Erfassung hinzugefügt werden. Die nachträgliche Einfügung im Büro ist zeitaufwendig, fehleranfällig und die erste Aufgabe, die gestrichen wird, wenn der Arbeitstag länger dauert als geplant.
02
Herkunft: Wann und von wem?
Ein Protokoll ohne Datum und Verfasser ist eine Behauptung. Die Aktualität ist oft das überzeugendste Merkmal eines Inspektionsprotokolls, und sie ist nur dann gegeben, wenn das Protokoll zum jeweiligen Zeitpunkt erstellt wurde.
- Erfassen Sie die Daten während des Besuchs, nicht erst danach
- Die Identität des Prüfers im Datensatz beibehalten
- Bewahren Sie die Originalunterlagen auf, nicht nur eine Zusammenfassung.
- Vermeiden Sie es, bereits aufgenommenes Material nachträglich zu bearbeiten
03
Konsequenz: Was bedeutet Schweigen?
Wenn ein Protokoll jeden Bereich nach demselben Standard abdeckt, ist das Fehlen eines dokumentierten Mangels aussagekräftig. Wenn der Umfang variiert, beweist das Fehlen einer Angabe nichts – und ein Gegner wird dies auch geltend machen.
Eine lückenlose Berichterstattung ist daher nicht um der Gründlichkeit willen. Sie ist vielmehr das, was den negativen Befunden Beweiskraft verleiht.
