Wiederholbare Takte, gründlich
Eine einfache Checkliste, die jede Woche auf die gleiche Weise ausgefüllt wird, ist mehr wert als eine gelegentlich durchgeführte, umfassende Überprüfung, denn nur erstere liefert einen Nachweis, der eine Routine belegt.
Hier spielen die Regeln zur Vervollständigung zudem eine größere Rolle als bei den meisten Inspektionsaufgaben. Aus einer Sicherheitsrunde mit optionalen Fragen wird eine Sicherheitsrunde mit übersprungenen Fragen, und die Lücken sind im fertigen Dokument nicht sichtbar, es sei denn, die Struktur erzwingt deren Darstellung.
- Legen Sie das Intervall fest und notieren Sie, wann jede Runde tatsächlich absolviert wurde
- Überprüfungen, die erfolgreich waren, nicht nur die, die fehlgeschlagen sind
- Machen Sie Pflichtfelder wirklich obligatorisch
- Die Strecke sollte von Runde zu Runde und von Person zu Person identisch bleiben.
Für Gefahrenbeobachtungen ist ein separater Pfad erforderlich
Bei einer planmäßigen Runde wird das überprüft, was auf der Checkliste steht. Gefahren, Beinaheunfälle und unsichere Zustände werden zu anderen Zeitpunkten von anderen Personen bemerkt, und wenn man sie im Rahmen einer planmäßigen Inspektion zwingt, diese zu melden, werden die meisten davon nie erfasst.
Eine Beobachtung sollte für sich allein stehen, einem Ort zugeordnet sein und mit Belegen sowie einer Korrekturmaßnahme versehen sein. Erst wenn sie als eigenständiger Datensatz und nicht als Notiz im Rahmen einer Rundgangprotokoll behandelt wird, funktioniert die Meldekultur.
Korrekturmaßnahmen sind der messbare Teil
Die Anzahl der festgestellten Gefahren sagt für sich genommen wenig aus – eine steigende Zahl kann bedeuten, dass sich die Bedingungen verschlechtern oder dass die Menschen nun damit begonnen haben, Meldungen zu machen. Messbar ist hingegen, was danach geschah: Wie viele Maßnahmen wurden eingeleitet, wie lange blieben sie offen und tritt dieselbe Gefahr erneut auf?
Erst wenn man die Aktion von der Beobachtung trennt, lässt sich das messen. Wenn durch das Schließen der Aktion der Befund gelöscht wird, geht die Historie verloren, die auf ein wiederkehrendes Problem hinweisen würde.
- Erfassen Sie die Zeit bis zum Abschluss, nicht nur die Anzahl der Feststellungen
- Achten Sie darauf, ob dieselbe Gefahr an derselben Stelle erneut auftritt
- Notieren Sie, wem die Maßnahme zugewiesen wurde
- Die Beobachtung soll auch nach Beendigung der Aktion lesbar bleiben
Nachweis und Freigabe
Sicherheitsprotokolle werden von Personen gelesen, die nicht vor Ort waren – manchmal erst lange danach und manchmal unter streitigen Umständen. Datierte Fotos, die der jeweiligen Überprüfung beigefügt sind, sowie eine eindeutige Aufzeichnung darüber, wer die Runde durchgeführt hat, verleihen ihnen Gewicht.
MeetInspect erfasst Fotos und kurze Videos zu einzelnen Prüfpunkten und sammelt die Unterschriften der Prüfer und Kunden. Nach Abschluss der Prüfung wird ein PDF-Bericht oder ein Link zu einem im Internet teilbaren Bericht erstellt.
Geltungsbereich und Zuständigkeit
Inspektionssoftware strukturiert und dokumentiert fachliche Beurteilungen; sie liefert diese jedoch nicht. Was eine Sicherheitsinspektion umfassen muss, wie oft sie durchgeführt werden muss und wer dazu befugt ist, wird durch die für Ihren Betrieb und Ihren Rechtsraum geltenden Vorschriften festgelegt.
Gerade weil diese Anforderungen unterschiedlich sind, ist eine anpassbare Vorlage das richtige Instrument. Die Struktur sollte so gestaltet sein, dass sie Ihren Verpflichtungen gerecht wird, anstatt aus einem allgemeinen Formular übernommen zu werden.
Kostenlose Checklisten für diese Arbeit
Weiterführende Literatur
- Anwendung eines einheitlichen Inspektionsstandards an vielen StandortenDie Schwierigkeit bei der Arbeit an mehreren Standorten liegt nicht im Arbeitsvolumen. Es geht vielmehr darum, den Standard einheitlich zu halten, wenn niemand dies direkt überwachen kann.
- Was macht Inspektionsdaten zu Beweismitteln?Anhang, Herkunft und Konsistenz – das sind die Merkmale, die eine stichhaltige Dokumentation von einem Ordner mit Bildern unterscheiden.
- So lässt sich die Prüfqualität eines gesamten Portfolios messenEin praktischer Bewertungsrahmen für Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Nachverfolgung.
Häufig gestellte Fragen
- Was macht ein Protokoll einer Sicherheitsinspektion zu einem Nachweis der Einhaltung der Vorschriften?
- Regelmäßige Intervalle, lückenlose Abdeckung einschließlich bestandener Prüfungen, aufbewahrter Aufzeichnungen und eindeutiger Zuordnung. Eine regelmäßige Abfolge von weniger umfangreichen Rundgängen belegt, dass das System funktioniert; sporadische, gründliche Rundgänge tun dies nicht.
- Sollten Gefahrenmeldungen im Rahmen der planmäßigen Inspektion geprüft werden?
- Nein. Gefahren und Beinaheunfälle werden außerhalb der planmäßigen Rundgänge von Personen bemerkt, die keine Inspektion durchführen. Für diese Fälle ist ein eigener Erfassungsweg mit Angabe des Ortes, der Beweislage und einer Korrekturmaßnahme erforderlich, da sie sonst größtenteils nie erfasst werden.
- Was sollte ein Sicherheitsprogramm erfassen?
- Was geschah nach einem Befund: Wie viele Korrekturmaßnahmen wurden eingeleitet, wie lange blieben sie offen und trat dieselbe Gefahr an derselben Stelle erneut auf? Die reine Anzahl der Befunde allein ist nicht aussagekräftig.
- Ersetzt dies eine Risikobewertung?
- Nein. Prüfsoftware erfasst und strukturiert fachliche Beurteilungen. Die Risikobewertung sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen und Tests müssen von einer sachkundigen Person gemäß den für Ihren Betrieb und Ihren Rechtsraum geltenden Anforderungen durchgeführt werden.
