Fangen Sie klein an. Erweitern Sie die Inspektionsmaßnahmen schrittweise ohne den Systemwechsel

Der Plan sollte sich an der Struktur orientieren, nicht an der Begeisterung

Die Faktoren, die tatsächlich darüber entscheiden, welcher Plan am besten passt, sind struktureller Natur: Wie viele Personen müssen Inspektionen durchführen oder überprüfen, ist der Betrieb in Niederlassungen unterteilt und wie viele Inspektionen finden pro Monat statt? Diese Faktoren lassen sich in der Regel im Voraus ermitteln und ändern sich nur langsam.

Ein häufiger Fehler ist es, die Schätzungen eher anhand der Zielvorstellungen als anhand der aktuellen Struktur vorzunehmen. Das Prüfvolumen wächst in der Regel eher mit dem Betriebsumfang als mit den ursprünglichen Absichten, und Pläne lassen sich später noch ändern – daher ist die aktuelle Zusammensetzung des Teams die bessere Grundlage.

• ✓Zählen Sie die Personen, die einen eigenen Zugang benötigen, und nicht alle, die vielleicht einen Blick in einen Bericht werfen
• ✓Stellen Sie fest, ob der Vorgang tatsächlich separate Verzweigungen erfordert
• ✓Schätzen Sie das monatliche Inspektionsvolumen anhand der aktuellen Arbeitsauslastung und nicht anhand von Zielvorgaben.
• ✓Behandeln Sie die Anforderungen an Vorlagen und das Branding als eine von der Personalstärke getrennte Frage

Beginnen Sie mit einem Workflow, bevor Sie Änderungen festschreiben.

Der zuverlässigste Weg bei der Auswahl ist die Durchführung einer vollständigen Inspektion – von der Vorlage über die Datenerfassung vor Ort bis hin zur Überprüfung und Berichterstellung – an einer realen Immobilie. Dadurch lassen sich die für Ihren Betrieb relevanten Anforderungen schneller ermitteln als durch jeden Funktionsvergleich, und oft ändert sich dadurch auch die Entscheidung, welcher Plan am besten geeignet ist.

Außerdem wird dabei das Wichtigste geprüft: ob die Anwendung vor Ort in Ihren Gebäuden, mit Ihren Inspektoren und unter Ihren Bedingungen funktioniert.

Was oft unterschätzt wird

Zwei Anforderungen werden regelmäßig erst spät erkannt. Die erste betrifft die Kapazitäten für die Überprüfung: Unternehmen planen zwar mit Inspektoren, vergessen dabei jedoch die Mitarbeiter, die die fertiggestellten Arbeiten vor der Freigabe prüfen. Die zweite betrifft die Konfiguration der Berichterstellung – und genau hier liegt meist der Unterschied zwischen einem akzeptablen Dokument und einem kundenfertigen Dokument.

Beides sollte im Rahmen eines Testlaufs geklärt werden, anstatt erst nach der Auswahl eines Plans, der sich ausschließlich an der Anzahl der Prüfer orientiert.