Software zur Wohnungsbegehung für Einzugs-, regelmäßige und Auszugsbegehungen

Was sind stichhaltige Protokolle einer Einzugsinspektion?

Der Zweck einer Einzugsbegehung besteht darin, den Zustand einer Immobilie zu einem bestimmten Zeitpunkt so detailliert festzuhalten, dass spätere Veränderungen eindeutig zugeordnet werden können. Das bedeutet, den tatsächlichen Zustand zu dokumentieren und nicht die eigene Meinung wiederzugeben: nicht „Küche in gutem Zustand“, sondern den Zustand jeder Oberfläche, jedes Geräts und jeder Armatur, ergänzt durch Fotos, die das beschreiben, was in den Worten zum Ausdruck kommt.

Der häufigste Fehler besteht darin, Dinge nicht ausreichend zu dokumentieren, über die niemand zu streiten erwartet. Streitigkeiten betreffen selten das Offensichtliche – ein zerbrochenes Fenster ist nicht umstritten. Es geht vielmehr um eine zerkratzte Sockelleiste, einen fleckigen Teppichrand, eine fehlende Schubladenführung: Kleinigkeiten, die beim Einzug tatsächlich vorhanden waren, aber nie schriftlich festgehalten wurden und daher nicht nachgewiesen werden können.

• ✓Zustandsbeschreibung Raum für Raum mit einheitlichem Vokabular aller Inspektoren
• ✓Zählerstände und Seriennummern werden als Text erfasst, nicht nur als Fotos
• ✓Schlüssel, Schlüsselanhänger und Zugangsgeräte gezählt und beschrieben
• ✓Rauch- und Kohlenmonoxidmelder wurden geprüft und das Ergebnis protokolliert
• ✓Die Unterschrift des Mieters wurde vor Ort erhoben, wobei bestätigt wurde, dass er die Unterlagen eingesehen hat

Warum fotografische Beweise meist nicht ausreichen

Bei fast jeder Wohnungsbegehung werden Fotos gemacht. Weitaus seltener entstehen dabei Fotos, die ein Jahr später noch von Nutzen sind. Ein Ordner mit zweihundert Bildern, die nach Zeitstempel benannt sind, ist kein Beweis für irgendetwas Bestimmtes – um festzustellen, dass Bild 137 den Fensterrahmen des zweiten Schlafzimmers zeigt, muss sich jemand daran erinnern, und genau dieses Gedächtnis soll die Dokumentation ja ersetzen.

Beweismaterial gewinnt an Beständigkeit, wenn jedes Foto mit dem Raum und der Frage verknüpft wird, die im Moment der Aufnahme Anlass dazu gab. Diese Verknüpfung muss vor Ort erfolgen, da das nachträgliche Hinzufügen von Kontext im Büro zeitaufwendig und fehleranfällig ist und als Erstes wegfällt, wenn es spät wird.

MeetInspect nimmt Fotos direkt im „Inspection Runner“ auf und nicht in einem separaten Schritt, sodass jedes Bild zu der jeweiligen Prüfung gehört, für die es benötigt wurde. Die Anwendung wurde speziell darauf ausgelegt, die aufgenommenen Fotos zu speichern, während der Prüfer den Arbeitsablauf fortsetzt – genau an der Stelle, an der einfache Implementierungen diese Fotos verlieren.

Regelmäßige Inspektionen und der Wert der Vergleichbarkeit

Bei regelmäßigen Begehungen kann ein Wohnimmobilienportfolio entweder wertvolle Erfahrungswerte sammeln oder einen Besuch verschwenden. Eine Begehung während der Mietdauer, bei der jedes Mal andere Fragen beantwortet werden, gibt Aufschluss über den aktuellen Zustand. Eine Begehung, bei der jedes Mal dieselben Fragen beantwortet werden, zeigt die Entwicklung auf – ob sich Feuchtigkeit ausbreitet, ob eine gemeldete Reparatur tatsächlich durchgeführt wurde und ob eine Immobilie ordnungsgemäß instand gehalten wird.

Vergleichbarkeit ist in erster Linie ein Problem der Vorlage und erst in zweiter Linie ein Softwareproblem. Wenn sich die Checkliste von Besuch zu Besuch ändert, kann kein Tool die Ergebnisse in Einklang bringen. Erst wenn man die Struktur festlegt und diese dann wiederholt, wird ein Portfolio nachvollziehbar.

• ✓Behalten Sie die gleichen Abschnitte und Fragen über die gesamte Mietdauer hinweg bei und ändern Sie diese gezielt.
• ✓Erfassen Sie dieselben Räume in derselben Reihenfolge, damit die Berichte einheitlich lesbar sind
• ✓Vermerken Sie die beim letzten Besuch angesprochenen Reparaturen und ob diese durchgeführt wurden
• ✓Fotografieren Sie Problemstellen jedes Mal aus derselben Position.

Arbeiten in Gebäuden ohne brauchbares Signal

Zum Wohnungsbestand gehören Kellerräume, umgebaute Gebäude mit dicken Wänden, ländliche Immobilien und Gebäude, in denen der Mobilfunkempfang bereits an der Haustür ausfällt. Ein Inspektionswerkzeug, das davon ausgeht, dass die Verbindung genau dort ausfällt, wo die Arbeit am schwierigsten ist, und bei dem die Ausweichlösung – Notizen auf Papier, gefolgt von einer erneuten Eingabe am Abend – dazu führt, dass sich Übertragungsfehler in die Aufzeichnungen einschleichen.

MeetInspect bietet Unterstützung für Offline-Begehungen, sodass der Besuch auch dann fortgesetzt werden kann, wenn keine oder nur eine unzuverlässige Internetverbindung verfügbar ist. Die erfassten Daten werden synchronisiert, sobald das Gerät wieder eine Verbindung herstellt. So kann sich der Inspektor ganz auf die Immobilie konzentrieren und muss sich keine Gedanken um das Netzwerk machen.

Den Besuch noch am selben Tag in einen Bericht umsetzen

Gerade in der Zeitspanne zwischen der Besichtigung und der Erstellung des Berichts verlieren Wohnimmobilienunternehmen an Zeit und Glaubwürdigkeit. Ein Bericht, der eine Woche später erstellt wird und sich aus Fotos und nur noch vage in Erinnerung gebliebenen Notizen zusammensetzt, verursacht pro Immobilie eine Stunde Verwaltungsaufwand und stellt einen weniger aussagekräftigen Nachweis dar als ein Bericht, der auf der Grundlage der vor Ort erfassten Daten erstellt wird.

Wenn die Struktur, die Antworten und die Belege bereits miteinander verknüpft sind, handelt es sich bei dem Bericht eher um eine Darstellung der Inspektion als um eine Neufassung derselben. MeetInspect erstellt aus dem ausgefüllten Inspektionsprotokoll einen PDF-Bericht, und dieselbe Vorlage wird für den nächsten Besuch wiederverwendet.