A property inspection checklist is easy to write badly. Listing everything that could be examined produces a document that looks thorough, takes an hour to complete and answers no question anyone actually asks.
The checklists that survive contact with real inspection work are shorter, more specific and organised around what somebody will do with the answers.
01
Beginnen Sie mit der Entscheidung, nicht mit der Immobilie
Bevor Sie auch nur eine einzige Frage formulieren, legen Sie fest, welche Entscheidung durch die Überprüfung gestützt werden soll. Die Abrechnung am Ende eines Mietverhältnisses, eine Zahl für die Kapitalplanung, der Nachweis, dass eine Routine eingehalten wurde – all dies erfordert unterschiedliche Fragen und einen unterschiedlichen Detaillierungsgrad.
Fragen, die für diese Entscheidung nicht relevant sind, sind nicht neutral. Sie verlängern jede künftige Überprüfung, lenken die Aufmerksamkeit ab und werden letztendlich beantwortet, ohne dass sie geprüft werden.
- Tragen Sie die Entscheidung oben in die Vorlage ein.
- Prüfe jede Frage daraufhin
- Fragen löschen, die nichts ändern
- Akzeptieren Sie, dass unterschiedliche Inspektionsarten unterschiedliche Checklisten erfordern
02
Verfasse Fragen, die nur eine Lesart haben.
Der häufigste Mangel ist eine Frage, die zwei kompetente Gutachter unterschiedlich beantworten. „Ist das Badezimmer in gutem Zustand?“, lautet die Frage des Gutachters. „Gibt es sichtbaren Schimmel an der Decke oder an den Wänden des Badezimmers?“, lautet die Frage des Immobilienbesitzers.
Wenn ein Schwellenwert eine Rolle spielt, sollte man ihn direkt in die Frage einbauen, anstatt ihn dem Ermessen des Befragten zu überlassen. Ein etwas längerer Wortlaut ist ein geringer Preis für Antworten, die sich vergleichen lassen.
03
Nach dem Spaziergang sortieren, nicht nach der Kategorie
Checklisten sind in der Regel so gegliedert, wie es in einem Büro üblich ist – Sicherheit, Baustoffe, Dienstleistungen. Die Begehungen erfolgen entsprechend der Raumaufteilung des Gebäudes. Wenn diese beiden Ansätze voneinander abweichen, müssen die Inspektoren entweder umkehren oder die Begehung in einer anderen Reihenfolge durchführen und die Ergebnisse später abgleichen.
Das Sortieren nach dem physischen Weg kostet nichts und macht sich bei jeder Inspektion bezahlt. Die Reihenfolge dient zudem als Gedächtnisstütze, wodurch Versäumnisse reduziert werden.
04
Beweise einfordern, wenn dies Konsequenzen hat
Die Forderung nach einem Foto für jeden Artikel führt zu langwierigen Kontrollen und letztendlich zu unredlichen Kontrollen. Verzichtet man darauf, entstehen Aufzeichnungen, die nicht zu rechtfertigen sind.
Verlangen Sie Nachweise, wenn die Antwort mit Kosten verbunden ist oder angefochten wird – Mängel und Einwände –, und beschränken Sie sich bei konformen, unauffälligen Punkten auf die strukturierte Antwort allein.
05
Vergleichen Sie die Checkliste mit ihren eigenen Ergebnissen
Nach einer Reihe von tatsächlichen Überprüfungen zeigen Ihnen die ausgefüllten Protokolle, was an der Vorlage nicht stimmt. Fragen, die häufig übersprungen werden, sind unklar. Fragen, die jedes Mal identisch beantwortet werden, sind nicht aussagekräftig. Fragen, zu denen Erläuterungen abgegeben werden, enthalten Antwortmöglichkeiten, die nicht der Realität entsprechen.
