Prüfvorlage
Die wiederverwendbare Struktur, die Abschnitte, Fragen, erforderliche Nachweise und die Reihenfolge der Feldarbeit festlegt.
Glossar
Prüfbedingungen, erläutert im MeetInspect-Workflow
Ein einheitlicher Begriffsbestand hilft Verwaltungsmitarbeitern, Inspektoren und Prüfern dabei, einheitliche Entscheidungen in Bezug auf Vorlagen, Nachweise und Berichte zu treffen.
Was ist abgedeckt?
Wichtige Produktbegriffe
Diese Definitionen beschreiben, wie die Begriffe in der MeetInspect-Dokumentation und in den Arbeitsabläufen verwendet werden.
Prüfprotokoll
Eine geplante oder abgeschlossene Instanz einer Vorlage, die mit der entsprechenden Immobilie, den beteiligten Personen, den Antworten und den Belegen verknüpft ist.
Ergebnis
Ein bei der Überprüfung oder vor Ort festgestellter Sachverhalt oder ein Problem, das möglicherweise Aufmerksamkeit oder weitere Maßnahmen erfordert.
Korrekturmaßnahme
Eine Aufgabe oder Maßnahme zur Behebung eines Befunds, einschließlich des Verantwortlichen, des Status und der zugehörigen Informationen, sofern diese konfiguriert wurden.
Beweise
Ein Foto, eine Anmerkung, eine Notiz, eine Antwort, eine Unterschrift oder eine sonstige Aufzeichnung, die eine Inspektionsfeststellung untermauert.
Synchronisation
Der Vorgang, bei dem gespeicherte mobile Inspektionsdaten nach Wiederherstellung der Verbindung in den gemeinsamen Arbeitsbereich übertragen werden.
In der Praxis
Aufzeichnungen und Zuständigkeiten
Arbeitsbereich
Der Bereich auf Organisationsebene, der Mitglieder, Rollen, Eigenschaften, Vorlagen und Prüfvorgänge enthält.
Zweigstelle
Eine funktionale Gruppierung, die zur Organisation von Teilen eines Arbeitsbereichs dient, sofern diese Struktur aktiviert ist.
Bericht
Ein auf der Grundlage des geprüften Inspektionsprotokolls erstellter Bericht, der in der Regel als PDF-Datei bereitgestellt wird.
Ausführlich
Wie diese Begriffe in der Praxis verwendet werden
„Vorlage“, „Datensatz“ und „Bericht“ sind nicht austauschbar.
Drei Begriffe spielen in jedem Inspektionssystem eine entscheidende Rolle, und ihre Verwechslung führt zu echten betrieblichen Problemen. Eine Vorlage ist eine wiederverwendbare Struktur. Ein Datensatz ist eine Instanz dieser Struktur, die zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine bestimmte Eigenschaft ausgefüllt wurde. Ein Bericht ist eine Ausgabedatei, die aus diesem Datensatz erstellt wird.
Diese Unterscheidung ist wichtig, da sich beide unabhängig voneinander ändern. Das Bearbeiten einer Vorlage sollte bereits erstellte Datensätze nicht verändern. Das erneute Erstellen eines Berichts sollte keinen zweiten Datensatz erzeugen. Systeme, bei denen diese Grenzen verschwimmen, führen dazu, dass niemand mit Sicherheit sagen kann, was an einem bestimmten Datum tatsächlich beobachtet wurde.
Ergebnisse und Korrekturmaßnahmen
Ein Befund ist eine Beobachtung: Es wurde festgestellt, dass sich etwas in einem bestimmten Zustand befand. Eine Korrekturmaßnahme ist eine Reaktion: Von jemandem wird erwartet, dass er etwas dagegen unternimmt. Nur wenn man diese beiden Aspekte voneinander trennt, kann bei einer Inspektion ein Problem erfasst werden, ohne die Abhilfemaßnahme vorwegzunehmen – und die Abhilfemaßnahme kann unabhängig von der Inspektion, bei der das Problem festgestellt wurde, nachverfolgt werden.
Beides zusammenzufassen ist eine gängige Abkürzung, die jedoch auf Kosten der Transparenz geht. Wenn Befunde und Maßnahmen dasselbe Objekt darstellen, wird durch das Schließen der Maßnahme der Befund gelöscht, und der Verlauf der Feststellungen lässt sich nicht mehr abrufen.
Beweise und was sie zu Beweisen macht
Unter „Beweismaterial“ im Zusammenhang mit einer Inspektion versteht man alles, was eine Schlussfolgerung stützt: Fotos, Anmerkungen, Notizen, strukturierte Antworten, Unterschriften. Was es zu Beweismaterial macht und nicht nur zu einem bloßen Beleg, sind der Zusammenhang und die Herkunft – also das Wissen darüber, was damit dokumentiert wird, wann es erfasst wurde und von wem.
Ein Bild, dem jeglicher Kontext fehlt, ist eine Information, kein Beweis. Der Unterschied wird gerade dann deutlich, wenn es am wichtigsten ist, nämlich wenn jemand die Aufzeichnung anzweifelt.
Synchronisation
Unter Synchronisation versteht man die Übertragung von auf einem Gerät erfassten Arbeitsergebnissen in den gemeinsamen Arbeitsbereich. Es lohnt sich, dies als eigenständigen Schritt und nicht als Implementierungsdetail zu betrachten, da in der Zeitspanne zwischen Erfassung und Synchronisation die Arbeitsergebnisse nur an einer Stelle vorhanden sind.
In der Praxis bedeutet dies, dass der Synchronisationsstatus für die Teams vor Ort einsehbar sein sollte. Erfasste, aber noch nicht übertragene Daten sind noch nicht gesichert, und nur die Person, die sie erfasst hat, kann darauf zugreifen.
Weiterführende Literatur
- Was macht Inspektionsdaten zu Beweismitteln?Anhang, Herkunft und Konsistenz – das sind die Merkmale, die eine stichhaltige Dokumentation von einem Ordner mit Bildern unterscheiden.
- Ein praktischer Leitfaden für einheitliche PrüfvorlagenWie man einen Inspektionsstandard in eine Checkliste umwandelt, an die sich die Teams bei allen Immobilien halten können.
- Vom Inspektionsprotokoll zum professionellen PDF-BerichtWas ein aussagekräftiger Inspektionsbericht enthalten muss – und was im Arbeitsbereich verbleiben sollte.
Nächster Schritt
Mit dem richtigen Prüfablauf fortfahren
Sehen Sie sich die entsprechenden Leitfäden an oder sprechen Sie mit MeetInspect über die Inspektion, die Ihr Team durchführen muss.
