Prüfvorlagen

Beginnen Sie mit dem Ergebnis, das der Bericht untermauern soll. Fügen Sie Räume oder Abschnitte in der Reihenfolge hinzu, in der ein Gutachter die Immobilie begutachtet, verwenden Sie kurze Bezeichnungen für die einzelnen Punkte, erläutern Sie die Bewertungsoptionen und verlangen Sie Fotos nur dort, wo Belege erforderlich sind.

Führen Sie vor der Veröffentlichung eine Testprüfung durch. Überprüfen Sie bedingte Elemente, erforderliche Nachweise, Unterschriften und die Reihenfolge der Berichte sowohl in der iOS-App als auch im generierten PDF.

Vermeiden Sie umfangreiche Änderungen an den Vorlagen, solange Inspektionen laufen. Veröffentlichen Sie Änderungen zwischen den Schichten und informieren Sie das Außendienstteam vor Beginn des nächsten Einsatzes darüber, was sich geändert hat.

Ordnen Sie die Abschnitte und Punkte so an, wie sich ein Inspektor physisch durch die Immobilie bewegt, und nicht so, wie sie im Büro kategorisiert werden. Wenn diese beiden Abläufe voneinander abweichen, müssen Inspektoren entweder umkehren oder die Überprüfung in einer anderen Reihenfolge durchführen und anschließend die Abweichungen ausgleichen – beides kostet Zeit und führt zu Fehlern.

Die Abfolge selbst dient zudem als Gedächtnisstütze, wodurch Auslassungen vermieden werden, ohne dass zusätzliche Fragen gestellt werden müssen.

Die Forderung nach einem Foto für jeden einzelnen Artikel führt zu langwierigen Kontrollen und im Laufe der Zeit zu unredlichen Kontrollen. Verzichtet man darauf, entstehen Aufzeichnungen, die im Falle einer Anfechtung nicht verteidigt werden können.

Verlangen Sie Nachweise, wenn die Antwort Konsequenzen hat: Mängel, Ausnahmen und alles, was mit Kosten verbunden ist oder strittig sein könnte. Einwandfreie, unauffällige Gegenstände benötigen selten ein Foto, um glaubwürdig zu sein.

Vermeiden Sie umfangreiche Bearbeitungen, solange Inspektionen laufen. Veröffentlichen Sie Änderungen zwischen den Schichten und informieren Sie das Außendienstteam vor Beginn des nächsten Einsatzes darüber, was sich geändert hat, damit vor Ort keine Überraschungen auftreten.

Beachten Sie, dass jede Änderung die Vergleichbarkeit mit Datensätzen beeinträchtigt, die nach der bisherigen Struktur erfasst wurden. Durch die Bündelung von Änderungen und deren zeitliche Abstimmung auf einen Zykluswechsel bleibt die Möglichkeit erhalten, Ergebnisse über einen längeren Zeitraum hinweg auszuwerten.