Benutzer und Rollen

Der Rechnungsinhaber verwaltet das Abonnement, die Steuerdaten, die Löschung des Arbeitsbereichs und die Übertragung der Eigentumsrechte. Ein Arbeitsbereich muss stets über einen aktiven Administrator verfügen, der die Zugriffsrechte verwalten kann.

Administratoren verwalten Einstellungen, Vorlagen, Mitglieder und Abläufe. Inspektoren bearbeiten Aufträge und erfassen Beweismaterial. Betrachter haben Lesezugriff. Eine Einladung macht ein Mitglied niemals automatisch zum Rechnungsempfänger.

Laden Sie eine aktuelle geschäftliche E-Mail-Adresse ein, weisen Sie die Rolle mit den geringsten Berechtigungen zu, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist, und entziehen Sie den Zugriff umgehend, sobald eine Person den Arbeitsbereich nicht mehr benötigt.

Weisen Sie die Rolle mit den geringsten Berechtigungen zu, die es einer Person ermöglicht, ihre Arbeit zu erledigen. Inspektoren müssen ihnen zugewiesene Aufgaben erledigen und Beweismittel erfassen; sie müssen selten Vorlagen ändern. Zu den Lesern gehören Auditoren, Kunden und Führungskräfte, die Aufzeichnungen einsehen, diese jedoch nicht ändern dürfen.

Administratorrechte sollten nur in wohlüberlegten Fällen und in geringer Anzahl vergeben werden. Jeder zusätzliche Administrator erhöht das Risiko, dass eine unangekündigte Änderung einer Vorlage bereits laufende Prüfungen beeinträchtigt.

Der Zugriff bleibt oft länger bestehen, als es die ursprüngliche Begründung dafür rechtfertigt, insbesondere bei Auftragnehmern und Zeitarbeitskräften. Eine regelmäßige Überprüfung der Mitgliedschaft deckt dies zuverlässiger auf, als sich darauf zu verlassen, dass das Beenden des Zugangs zum richtigen Zeitpunkt nicht vergessen wird.

Ein kurzer vierteljährlicher Überblick darüber, wer welche Funktion innehat, reicht in der Regel aus und ist deutlich weniger aufwendig, als später zu untersuchen, warum ein ehemaliger Auftragnehmer noch immer Zugriff auf Inspektionsunterlagen hat.

Ein Arbeitsbereich muss stets über einen aktiven Administrator verfügen, der die Zugriffsrechte verwalten kann. Die Inhaberschaft des Abrechnungskontos ist unabhängig von einer gewöhnlichen Einladung und geht nicht automatisch über, wenn jemand zum Administrator ernannt wird.

Bevor ein Eigentümer die Organisation verlässt, muss die Eigentümerschaft ausdrücklich übertragen werden. Durch das Löschen eines Kontos wird ein Abonnement gekündigt, das ausschließlich diesem Konto gehört; bei einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich muss daher zunächst die Übertragung erfolgen.