Configurazione dell'area di lavoro

La persona che crea l'area di lavoro ne diventa il titolare ai fini della fatturazione e un amministratore attivo. In Impostazioni → Generale, verifica il nome dell'organizzazione, il Paese e il fuso orario. Queste impostazioni influiscono sulla pianificazione, sulle date dei report e sulle comunicazioni relative al servizio.

Utilizza le filiali per separare le sedi o i team operativi. Assegna i membri solo alle filiali di cui hanno bisogno e verifica l'accesso con un account non amministratore prima di importare il lavoro di produzione.

Imposta la terminologia, l'identità visiva dei report, le impostazioni predefinite delle e-mail e un modello di base prima di invitare il resto del team. Impostazioni predefinite coerenti riducono le correzioni necessarie durante le prime ispezioni sul campo.

Le impostazioni terminologiche determinano la terminologia utilizzata nell’interfaccia e nei report. Allinearle alla terminologia già in uso nella vostra organizzazione riduce le difficoltà per gli ispettori e rende i report più scorrevoli per i clienti che non hanno mai visto il software.

È consigliabile impostare le impostazioni predefinite dei report — marchio, impostazioni e-mail, schema del nome file del report — prima della prima ispezione effettiva, poiché i report esistenti mantengono le impostazioni in vigore al momento della loro generazione.

Le filiali separano le sedi o i team operativi all'interno di un unico spazio di lavoro. È più facile introdurle in fase di configurazione iniziale piuttosto che implementarle a posteriori, una volta che ispezioni, modelli e incarichi sono già presenti in uno spazio di lavoro non differenziato.

Se non sei sicuro di averne bisogno, il criterio pratico è chiedersi se due gruppi di persone debbano essere impossibilitati a vedere il lavoro quotidiano l'uno dell'altro. Se la risposta è no, un'unica filiale è più semplice e più facile da gestire.

Tre errori si ripetono con una frequenza tale da meritare di essere menzionati: coinvolgere il team prima che i modelli siano disponibili, concedere l’accesso amministrativo per impostazione predefinita e rimandare la configurazione dei report fino a dopo l’invio del primo report destinato ai clienti.

Tutti e tre sono risolvibili, ma in ciascuno dei casi il costo della riparazione è superiore a quello della prevenzione. Verificate l'accesso con un account non amministratore prima di importare il lavoro di produzione: in questo modo è possibile individuare eventuali problemi di autorizzazione quando sono ancora solo ipotetici.