Utenti e ruoli

Il titolare della fatturazione gestisce l'abbonamento, i dati fiscali, l'eliminazione dell'area di lavoro e il trasferimento della titolarità. Un'area di lavoro deve sempre avere un amministratore attivo in grado di gestirne l'accesso.

Gli amministratori gestiscono le impostazioni, i modelli, i membri e le operazioni. Gli ispettori svolgono gli incarichi e raccolgono le prove. Gli utenti con diritti di visualizzazione hanno accesso in sola lettura. Un invito non rende mai automaticamente un membro il titolare della fatturazione.

Assegnare un indirizzo e-mail aziendale attuale, utilizzare il ruolo con i privilegi minimi necessari per lo svolgimento delle mansioni e revocare tempestivamente l'accesso quando una persona non ha più bisogno dello spazio di lavoro.

Assegnare il ruolo con i privilegi minimi che consenta a una persona di svolgere il proprio lavoro. Gli ispettori devono portare a termine il lavoro assegnato e raccogliere prove; raramente hanno bisogno di modificare i modelli. La categoria “Visualizzatori” comprende revisori, clienti e dirigenti che leggono i documenti ma non devono modificarli.

L'assegnazione dei diritti di amministratore dovrebbe essere ponderata e limitata. Ogni amministratore in più aumenta il rischio che una modifica improvvisa al modello possa influire sulle ispezioni già in corso.

L'accesso tende a protrarsi oltre la durata dell'incarico che lo ha giustificato, in particolare nel caso di appaltatori e personale interinale. Rivedere periodicamente lo stato di appartenenza consente di individuare questa situazione in modo più affidabile rispetto all'affidarsi alla procedura di disattivazione dell'accesso, che potrebbe non essere ricordata al momento giusto.

Di solito è sufficiente una breve verifica trimestrale per verificare chi ricopre quale ruolo, e ciò richiede uno sforzo notevolmente minore rispetto a dover indagare in un secondo momento sul motivo per cui un ex collaboratore esterno abbia ancora accesso ai registri di ispezione.

Un spazio di lavoro deve sempre avere un amministratore attivo in grado di gestire gli accessi. La titolarità della fatturazione è distinta da un normale invito e non viene trasferita automaticamente quando una persona viene nominata amministratore.

Prima che un proprietario lasci l’organizzazione, è necessario trasferire esplicitamente la titolarità. L’eliminazione di un account comporta la cancellazione di un abbonamento di cui tale account è l’unico titolare; pertanto, nel caso di uno spazio di lavoro condiviso, è necessario che il trasferimento avvenga prima.