Ripetibile è meglio di accurato
Una semplice lista di controllo compilata ogni settimana allo stesso modo vale più di un'ispezione approfondita effettuata di tanto in tanto, perché solo la prima produce una documentazione che attesta l'esistenza di una routine.
È proprio in questo contesto che le regole di completamento assumono un'importanza maggiore rispetto alla maggior parte delle attività di ispezione. Un giro di sicurezza con domande facoltative si trasforma in un giro di sicurezza con domande saltate, e le lacune non sono visibili nel documento finale a meno che la struttura non le metta in evidenza.
- Stabilisci l’intervallo e registra quando è stato effettivamente effettuato ogni round
- Controlli dei precedenti penali superati, non solo quelli falliti
- Rendere le voci obbligatorie effettivamente obbligatorie
- Assicurarsi che il percorso sia identico tra una manche e l'altra e per tutti i partecipanti
Le segnalazioni di pericoli richiedono un percorso separato
Un giro di ispezione programmato permette di verificare gli aspetti indicati nella lista di controllo. I pericoli, gli incidenti sfiorati e le condizioni di rischio vengono invece rilevati in altri momenti, da altre persone, e il fatto di costringerli a rientrare in un’ispezione programmata fa sì che la maggior parte di essi non venga mai registrata.
Un'osservazione dovrebbe poter essere registrata autonomamente, associata a un luogo, corredata di prove e di un'azione correttiva. Considerarla come un documento a tutti gli effetti, anziché come una semplice nota all'interno del giro di ispezione di qualcuno, è ciò che fa funzionare la cultura della segnalazione.
Le azioni correttive rappresentano la parte misurabile
Il numero di pericoli rilevati, di per sé, non è indicativo: un aumento potrebbe significare che le condizioni stanno peggiorando oppure che le persone hanno iniziato a segnalarli. Ciò che è quantificabile è ciò che è accaduto in seguito: quante segnalazioni sono state aperte, per quanto tempo sono rimaste aperte e se lo stesso pericolo si è ripetuto.
È proprio il fatto di separare l’azione dall’osservazione che rende il tutto misurabile. Se la chiusura dell’azione cancella il risultato, la cronologia che mostrerebbe un problema ricorrente viene meno.
- Monitorate i tempi di chiusura, non solo il numero di risultati
- Prestare attenzione alla possibilità che lo stesso pericolo si ripresenti nello stesso luogo
- Annotare a chi è stata assegnata l'azione
- Assicurati che l'osservazione rimanga leggibile anche dopo la chiusura dell'azione
Prove e approvazione
I verbali di sicurezza vengono letti da persone che non erano presenti, a volte molto tempo dopo e talvolta in contesti conflittuali. Sono le fotografie datate allegate alla specifica ispezione e una chiara indicazione di chi ha effettuato il giro di ispezione a conferire loro valore.
MeetInspect acquisisce foto e brevi video relativi alle singole voci di ispezione e raccoglie le firme dell'ispettore e del cliente; al termine dell'ispezione viene generato un rapporto in formato PDF o un link a un rapporto web condivisibile.
Ambito di applicazione e responsabilità
Il software di ispezione struttura e documenta il giudizio professionale, ma non lo fornisce. Gli aspetti che un’ispezione di sicurezza deve coprire, la frequenza con cui deve essere effettuata e chi è competente a eseguirla sono determinati dal quadro normativo applicabile alla vostra attività e alla vostra giurisdizione.
Un modello configurabile è lo strumento ideale proprio perché tali requisiti variano. La struttura dovrebbe essere concepita per soddisfare i vostri obblighi, anziché essere mutuata da un modulo generico.
Liste di controllo gratuite per questo lavoro
Ulteriori approfondimenti
- Applicazione di un unico standard di ispezione in più sediLa difficoltà nel lavoro in più sedi non sta nel volume. Sta piuttosto nel mantenere lo stesso standard quando nessuno può supervisionarlo direttamente.
- Cosa trasforma i dati delle ispezioni in proveL'allegato, la provenienza e la coerenza sono gli elementi che distinguono un documento attendibile da una cartella di immagini.
- Come misurare la qualità delle ispezioni in un portafoglioUn quadro di riferimento pratico per la misurazione della completezza, della coerenza, della tempestività e del follow-up.
Domande frequenti
- Cosa rende un verbale di ispezione di sicurezza un documento che attesta la conformità?
- Intervalli regolari, copertura completa, compresi i controlli superati, la conservazione dei registri e una chiara attribuzione. Una sequenza regolare di controlli di entità modesta dimostra il funzionamento del sistema; quelli sporadici e approfonditi, invece, no.
- Le segnalazioni di pericoli devono essere sottoposte all’ispezione programmata?
- No. I rischi e gli incidenti sfiorati vengono individuati al di fuori dei giri di ispezione programmati, da persone che non stanno effettuando un’ispezione. È necessario che abbiano un proprio percorso di registrazione che includa la posizione, le prove e un’azione correttiva; altrimenti, la maggior parte di essi non viene mai registrata.
- Cosa dovrebbe misurare un programma di sicurezza?
- Cosa è successo dopo l'individuazione di un problema: quante azioni correttive sono state proposte, per quanto tempo sono rimaste in sospeso e se lo stesso rischio si è ripresentato nello stesso luogo. Il numero lordo dei problemi individuati, di per sé, è ambiguo.
- Questo sostituisce una valutazione dei rischi?
- No. Il software di ispezione registra e struttura il giudizio professionale. La valutazione dei rischi, le ispezioni obbligatorie e le prove devono essere effettuate da una persona competente, in conformità con i requisiti applicabili alla vostra attività e alla vostra giurisdizione.
