Modello di ispezione
La struttura riutilizzabile che definisce le sezioni, le domande, le prove richieste e l'ordine delle attività sul campo.
Glossario
I termini relativi alle ispezioni, spiegati nel flusso di lavoro di MeetInspect
Un vocabolario comune aiuta amministratori, ispettori e revisori a prendere decisioni coerenti in merito a modelli, prove e relazioni.
Cosa comprende
Terminologia relativa ai prodotti principali
Queste definizioni descrivono come i concetti vengono utilizzati nella documentazione e nei flussi di lavoro di MeetInspect.
Verbale di ispezione
Un'istanza pianificata o completata di un modello, collegata alla proprietà, alle persone, alle risposte e alle prove pertinenti.
Risultato
Una condizione o un problema rilevato durante la revisione o la raccolta dei dati sul campo che potrebbe richiedere attenzione o un seguito.
Azioni correttive
Un'attività o una risposta utilizzata per risolvere un problema, comprensiva del responsabile, dello stato e delle informazioni di supporto, se configurate.
Prove
Una fotografia, un’annotazione, una nota, una risposta, una firma o altro documento a sostegno di una conclusione di ispezione.
Sincronizzazione
Il processo che trasferisce i lavori di ispezione mobile salvati nell'area di lavoro condivisa una volta ripristinata la connessione.
In pratica
Documentazione e responsabilità
Area di lavoro
L'area a livello di organizzazione che contiene membri, ruoli, proprietà, modelli e operazioni di ispezione.
Filiale
Un raggruppamento operativo utilizzato per organizzare parti di un'area di lavoro in cui tale struttura è abilitata.
Relazione
Un documento generato sulla base del verbale di ispezione esaminato, solitamente fornito in formato PDF.
Approfondimento
Come vengono utilizzati questi termini nella pratica
I termini “modello”, “registrazione” e “report” non sono intercambiabili
In qualsiasi sistema di ispezione, tre termini svolgono la maggior parte del lavoro e confonderli causa seri problemi operativi. Un modello è la struttura riutilizzabile. Un record è un'istanza di tale struttura compilata in riferimento a una proprietà specifica in un momento specifico. Un report è un output generato da quel record.
Questa distinzione è importante perché i due elementi cambiano in modo indipendente l'uno dall'altro. La modifica di un modello non dovrebbe alterare i record già completati. La rigenerazione di un report non dovrebbe creare un secondo record. I sistemi che confondono questi confini portano a una situazione in cui nessuno può affermare con certezza cosa sia stato effettivamente osservato in una determinata data.
Risultati e azioni correttive
Un riscontro è un'osservazione: si è constatato che qualcosa si trovava in un determinato stato. Un'azione correttiva è una risposta: ci si aspetta che qualcuno intervenga in merito. Tenere distinti questi due aspetti è ciò che consente a un'ispezione di registrare un problema senza pregiudicare la soluzione — e permette di monitorare la soluzione indipendentemente dall'ispezione che l'ha individuata.
Unire le due cose è una scorciatoia comune che comporta una perdita di visibilità. Quando i risultati e le azioni costituiscono lo stesso oggetto, la chiusura dell’azione cancella l’osservazione e la cronologia di ciò che è stato rilevato non è più recuperabile.
Le prove e ciò che le rende probanti
Nel contesto di un’ispezione, per “prova” si intende qualsiasi elemento a sostegno di una conclusione: fotografie, annotazioni, appunti, risposte strutturate, firme. Ciò che la rende una prova, anziché un semplice elemento presente, sono l’allegato e la provenienza: sapere cosa documenta, quando è stata acquisita e da chi.
Un'immagine priva di quel contesto è un dato, non una prova. La distinzione diventa evidente proprio nel momento in cui conta di più, ovvero quando qualcuno mette in discussione la documentazione.
Sincronizzazione
La sincronizzazione consiste nel trasferimento del lavoro acquisito su un dispositivo nell'area di lavoro condivisa. È opportuno considerarla come una fase distinta piuttosto che come un dettaglio di implementazione, poiché l'intervallo di tempo tra l'acquisizione e la sincronizzazione è il periodo in cui un'ispezione è presente in un unico luogo.
Dal punto di vista operativo, ciò significa che lo stato di sincronizzazione è un’informazione che i team sul campo dovrebbero poter visualizzare. Il lavoro che è stato registrato ma non ancora trasferito non è ancora al sicuro, e la persona che lo ha registrato è l’unica che può intervenire in merito.
Ulteriori approfondimenti
- Cosa trasforma i dati delle ispezioni in proveL'allegato, la provenienza e la coerenza sono gli elementi che distinguono un documento attendibile da una cartella di immagini.
- Una guida pratica alla creazione di modelli di ispezione standardizzatiCome trasformare uno standard di ispezione in una lista di controllo che i team possano seguire in ogni immobile.
- Dal verbale di ispezione al rapporto professionale in formato PDFCosa deve contenere un rapporto di ispezione utile e cosa dovrebbe rimanere nell'area di lavoro operativa.
Prossimo passo
Procedere con il corretto flusso di lavoro di ispezione
Consulta le linee guida correlate oppure contatta MeetInspect per discutere dell'ispezione che il tuo team deve effettuare.
