Linee guida per migliorare i flussi di lavoro relativi alle ispezioni

Scrivi domande che abbiano una sola interpretazione

Il difetto più comune nei modelli di ispezione è una domanda a cui due persone competenti rispondono in modo diverso. "La cucina è pulita?" dipende interamente dallo standard che il lettore ha in mente. "Tutte le superfici dei piani di lavoro sono prive di residui visibili?" no. La seconda formulazione è più lunga, meno elegante, ma di gran lunga più utile.

Il test è semplice e vale la pena applicarlo a ogni domanda: due ispettori, entrambi in buona fede, potrebbero registrare risposte diverse per lo stesso immobile? Se sì, la domanda sta valutando l’ispettore piuttosto che l’immobile.

• ✓È preferibile basarsi su condizioni osservabili piuttosto che su giudizi di qualità
• ✓Definisci la soglia all’interno della domanda, anziché lasciarla sottintesa
• ✓Evita le domande composte che raggruppano due verifiche in un’unica risposta
• ✓Utilizza la stessa formulazione per lo stesso controllo in tutti i modelli

Stabilire in quali casi le prove siano effettivamente necessarie

Richiedere una fotografia per ogni articolo comporta ispezioni lunghe e, alla fine, anche disoneste. Non richiederne alcuna produce documentazione che non può essere giustificata. La via di mezzo più utile consiste nel richiedere prove solo nei casi in cui la risposta comporti conseguenze: difetti, eccezioni, qualsiasi cosa che possa essere contestata o comporti un costo.

Un utile criterio empirico: richiedere una fotografia ogni volta che la risposta potrebbe sorprendere il lettore, oppure ogni volta che ciò comporti un passaggio di denaro. Gli elementi conformi e banali raramente necessitano di una prova visiva.

Richiedere una lista di controllo per chi effettua il sopralluogo dell'immobile

I modelli sono solitamente organizzati secondo la logica dell'ufficio: per categoria, per sistema, per voce normativa. Le ispezioni si svolgono seguendo la disposizione dell'edificio. Quando questi due sistemi di organizzazione divergono, l'ispettore deve percorrere l'immobile più volte oppure compilare la lista di controllo in ordine casuale e riconciliare i dati in un secondo momento.

Ordinare i prodotti in base al percorso fisico non costa nulla e fa risparmiare tempo in ogni ispezione successiva. Inoltre, riduce le omissioni, poiché la sequenza stessa funge da promemoria.

Confronto dei modelli con il lavoro completato

La fonte migliore per migliorare i modelli è costituita dalle ispezioni già effettuate. Le domande che vengono spesso saltate, a cui si risponde sempre allo stesso modo o che sono accompagnate da note esplicative sono tutte indicatori di qualcosa: rispettivamente, che non sono chiare, che non sono discriminanti e che le risposte disponibili non corrispondono alla realtà.

Confrontare un modello con il risultato che esso stesso produce una volta per ciclo permette di individuare questi problemi più rapidamente di quanto non farebbe qualsiasi discussione preliminare sulla progettazione.