Dalla sintesi dell’ispezione alla relazione finale

Prima della visita: definizione

Il lavoro svolto prima che l’ispettore esca dall’ufficio determina in gran parte i risultati che si potranno ottenere durante la visita. L’immobile, il tipo di ispezione, il modello da utilizzare, la documentazione richiesta e gli standard di redazione del rapporto devono essere tutti definiti in anticipo, poiché risolvere qualsiasi questione in loco comporta un dispendio di tempo che andrebbe invece dedicato all’ispezione stessa.

È proprio in questa fase che è più conveniente risolvere eventuali disaccordi sull’ambito di intervento. Un malinteso sul fatto che un’ispezione comprenda o meno gli annessi richiede solo pochi minuti per essere chiarito in anticipo, mentre risolverlo a posteriori comporterebbe un viaggio di andata e ritorno.

Durante la visita: scattare foto

L'acquisizione sul campo è limitata da fattori che il software non può modificare: la luce disponibile, le condizioni meteorologiche, i guanti, le scale, i residenti, il tempo. Il compito del flusso di lavoro è quello di ridurre al minimo gli ostacoli in una situazione già di per sé complessa e di rendere sempre evidente lo stato di completamento, in modo che non si riscontri alcuna mancanza dopo la partenza.

Le prove dovrebbero essere allegate al momento dell'acquisizione, anziché essere riconciliate in un secondo momento. MeetInspect acquisisce le foto direttamente all'interno di Inspection Runner, in modo che ogni immagine sia associata al controllo per cui è stata scattata; inoltre, grazie al supporto offline, l'acquisizione prosegue anche in assenza di connessione e si sincronizza quando il dispositivo si riconnette.

• ✓Segui l'ordine fisico piuttosto che quello logico delle categorie
• ✓Allega le fotografie alla domanda che le richiedeva, direttamente sul sito
• ✓Mantenere visibile lo stato di completamento per tutta la durata della visita
• ✓Partiamo dal presupposto che la connessione si interrompa proprio nel momento meno opportuno

Dopo la visita: resoconto

La revisione serve a individuare ciò che sul campo non è stato possibile rilevare: una fotografia mancante, una risposta inverosimile, un’osservazione registrata senza quei dettagli di cui qualcuno a valle avrà bisogno. È l’ultimo momento in cui è possibile correggere a basso costo un errore nella documentazione, poiché, una volta emesso il documento, l’unico rimedio è tornare sul posto.

La revisione più utile è quella strutturale piuttosto che quella redazionale. Verificare che siano presenti le prove richieste, che si sia risposto alle domande obbligatorie e che i risultati siano contestualizzati in modo adeguato per poter agire permette di individuare problemi più concreti rispetto alla semplice riformulazione delle descrizioni.

Emissione e riutilizzo

Un rapporto dovrebbe essere una trasposizione del verbale di ispezione, non un nuovo documento redatto sulla base di quest’ultimo. Quando il rapporto viene redatto separatamente, esistono due versioni della realtà che finiscono per divergere: il rapporto diventa il documento che tutti leggono, mentre il verbale sottostante smette silenziosamente di corrispondere ad esso.

MeetInspect genera un report in formato PDF dal verbale di ispezione completato, e il modello utilizzato per generare tale ispezione viene riutilizzato per quella successiva. Il ciclo si chiude: la struttura che ha registrato il lavoro produce anche il risultato finale e definisce la visita successiva.