Rapporti in formato PDF

Il modello predefinito è {address}-{inspectionType}-{date}.pdf, con le date formattate nel formato AAAA-MM-GG. È anche possibile utilizzare {organization}. Utilizzare caratteri sicuri per i nomi dei file e non aggiungere una seconda estensione .pdf. Se non è possibile risolvere un modello, MeetInspect utilizza inspection-report.pdf.

Al termine di un'ispezione viene generato un rapporto. Le impostazioni del rapporto vengono applicate al momento della generazione. I file esistenti mantengono i loro nomi originali fino a quando non vengono rigenerati.

I report scaricati mantengono il nome del file con cui sono stati salvati. Prima della consegna, verificare il branding, le fotografie, i risultati, le firme e le interruzioni di pagina.

Il report riporta il verbale di ispezione completato: risposte strutturate, note, fotografie, risultati e firme, nell’ordine definito dal modello. Poiché viene generato direttamente dal verbale anziché redatto separatamente, il documento e i dati sottostanti non possono divergere.

Ciò significa anche che la qualità di un report dipende in gran parte dal modello. Se un report risulta di difficile lettura, la causa è solitamente da ricercarsi nell’ordine delle sezioni o nell’etichettatura delle voci, piuttosto che nella configurazione del report stesso.

Verificate la grafica, le dimensioni delle fotografie e le interruzioni di pagina su un rapporto reale prima di inviarlo a un cliente. Una verifica di prova con un numero rappresentativo di fotografie metterà in luce problemi di impaginazione che un test con due soli elementi non riuscirebbe mai a rilevare.

Verificate come il rapporto risulti comprensibile a chi non era presente sul posto. Le abbreviazioni e i termini interni, che risultano ovvi per l’ispettore, sono spesso incomprensibili per il destinatario.

I report scaricati mantengono il nome file assegnato loro in fase di salvataggio, pertanto è opportuno configurare uno schema chiaro per i nomi dei file prima che i report inizino a circolare. Lo schema predefinito combina l'indirizzo, il tipo di ispezione e la data, il che consente di ordinare e identificare i file anche al di fuori del sistema.

Prima della consegna, verifica che tutte le fotografie, i risultati e le firme presenti nel fascicolo figurino nel documento. È l’ultimo controllo che non costa nulla.