A munkaterület beállítása

A munkaterületet létrehozó személy lesz a számlázási tulajdonos és aktív rendszergazda. A Beállítások → Általános menüpontban ellenőrizze a szervezet nevét, országát és időzónáját. Ezek a beállítások befolyásolják az ütemezést, a jelentések dátumait és a szolgáltatással kapcsolatos kommunikációt.

Használjon fiókokat a telephelyek vagy a működési csapatok elkülönítésére. A tagokat csak azokhoz a fiókokhoz rendelje hozzá, amelyekre szükségük van, és a termelési feladatok importálása előtt tesztelje a hozzáférést egy nem rendszergazdai fiókkal.

Mielőtt a teljes csapatot meghívná, állítsa be a szakszókincset, a jelentések arculatát, az e-mail alapbeállításait és egy kezdő sablont. Az egységes alapbeállítások csökkentik a javítások számát az első helyszíni ellenőrzések során.

A terminológiai beállítások határozzák meg, hogy a felület és a jelentések milyen kifejezéseket használnak. Ha ezeket a szervezeted által már használt nyelvhez igazítod, az megkönnyíti a munkát az ellenőrök számára, és a jelentések természetesen olvashatók lesznek azoknak az ügyfeleknek is, akik soha nem látják a szoftvert.

Érdemes az első éles ellenőrzés előtt beállítani a jelentések alapértelmezett beállításait – a márkajelzést, az e-mail-beállításokat és a jelentésfájl-név mintáját –, mivel a már létező jelentések megőrzik azokat a beállításokat, amelyek a létrehozásukkor érvényben voltak.

Az ágak egy munkaterületen belül különálló helyszíneket vagy operatív csapatokat választanak el egymástól. Ezeket könnyebb bevezetni a rendszer felállításakor, mint utólag beépíteni, ha egy megkülönböztetetlen munkaterületen már léteznek ellenőrzések, sablonok és feladatok.

Ha nem biztos benne, hogy szüksége van-e rájuk, akkor a gyakorlati teszt az, hogy két embercsoportnak nem szabadna-e látnia egymás szokásos munkáját. Ha a válasz nem, akkor az egyetlen fiók egyszerűbb és könnyebben kezelhető.

Három hiba olyan gyakran fordul elő, hogy érdemes megemlíteni őket: a csapat bevonása még a sablonok elkészülte előtt, az adminisztrátori jogosultságok alapértelmezett megadása, valamint a jelentéskonfiguráció elhalasztása addig, amíg az első, ügyfeleknek szánt jelentés már elküldésre került.

Mindhárom hiba orvosolható, de mindegyik kijavítása többe kerül, mint megelőzése. A termelési adatok importálása előtt tesztelje a hozzáférést egy nem rendszergazdai fiókkal — így a jogosultsági problémák még elméleti szinten kerülnek felszínre.