Az ellenőrzési tevékenység megtekintése az alapul szolgáló rekord elvesztése nélkül

A legfontosabb tudnivaló az, hogy mikor lesz kész

Mielőtt elemeznék az ellenőrzések eredményeit, egy szervezetnek tudnia kell, hogy mely ellenőrzésekre került sor. A tervezett és a ténylegesen elvégzett ellenőrzések, a késedelmes feladatok és a még meg sem kezdett megbízások – ezek ugyan nem túl látványos mutatók, de jól tükrözik, hogy a program egyáltalán működik-e – és gyakran éppen ezeket a mutatókat nem tudja senki sem bemutatni.

A kitöltési adatok egyben az is, ami igazán megmutatja, hogy egy munkafolyamat használható-e. Ha egy ellenőrzőlistát rendszeresen késve töltenek ki, vagy félúton abbahagyják, az inkább a lista kialakításáról árulkodik, mint azokról, akik használják.

Az ismétlődő eredmények fontosabbak, mint az egyedi eredmények

Egyetlen megállapítás még csak karbantartási feladatnak számít. Ugyanez a megállapítás, ha húsz ingatlanban is felmerül, már beszerzési döntést, műszaki előírási problémát vagy beszállítói problémát jelent – ez egy teljesen más kategória, amely csak akkor válik láthatóvá, ha a megállapításokat elég következetesen rögzítik ahhoz, hogy összesíteni lehessen őket.

Itt jön jól a strukturált adatgyűjtés. A szabad szöveg formájában rögzített megfigyeléseket egyenként el lehet olvasni, de nem lehet számba venni őket; a minta csak akkor rajzolódik ki, ha ugyanazt a hibát az egész portfólióban ugyanúgy rögzítik.

• ✓Ne csak a súlyosságot vegyék figyelembe, hanem azt is, hogy ugyanaz a megállapítás többször is előfordul-e a különböző ingatlanok esetében
• ✓Az ellenőrök megállapításainak összehasonlítása a szabványoktól való eltérések feltárása érdekében
• ✓Kövesse nyomon, hogy a problémák felvetése után mennyi ideig maradnak nyitva
• ✓Figyeld meg, mely kérdéseket hagyják leggyakrabban kitöltetlenül

Az ellenőrök közötti eltérések értelmezése

Két, hasonló ingatlanokat vizsgáló ellenőrnek nagyjából hasonló eredményeket kellene kapnia. Ha ez nem így van, az ok általában a sablonban rejlik, nem pedig az emberekben: egy olyan kérdés, amely elég kétértelmű ahhoz, hogy kétféleképpen lehessen értelmezni, mindig is kétféleképpen fog értelmezésre kerülni – következetesen és örökre.

Ha az eltéréseket adatminőségi jelként kezeljük, az eredményesebb, mintha teljesítménybeli problémaként tekintenénk rájuk. Ez ugyanis rámutat azokra a konkrét kérdésekre, amelyeket át kell írni, ami pedig megoldható probléma.