Újrafelhasználható sablonok
A sablonok határozzák meg az ellenőrzés szakaszait, kérdéseit, a szükséges bizonyítékokat és a sorrendet. Ezek biztosítják, hogy a szervezet szabványai minden ellenőrhöz eljussanak anélkül, hogy arra lenne szükség, hogy valaki emlékezzen a tájékoztatásra.
A második funkciójuk az összehasonlíthatóság. Mivel minden sablon alapján létrehozott ellenőrzés ugyanazokat a kérdéseket teszi fel ugyanabban a sorrendben, az így kapott bejegyzéseket egymással összehasonlíthatjuk – és ez teszi a kitöltött ellenőrzések halmazát olyan anyaggá, amelyet a szervezet elemezhet.
Folyamatosan összekapcsolt bizonyíték-rögzítés
A fényképek, jegyzetek, strukturált válaszok és aláírások csak akkor minősülnek bizonyítéknak, ha azokhoz a dokumentumokhoz kapcsolódnak, amelyeket alátámasztanak. A MeetInspect az Inspection Runner alkalmazáson belül készíti el a fényképeket, így egy-egy kép az elkészítés pillanatában ahhoz a konkrét ellenőrzési tételhez tartozik, amelyhez szükség volt rá, ahelyett, hogy egy megkülönböztethetetlen galériában halmozódna fel.
Ez a kapcsolódás teszi lehetővé, hogy egy feljegyzést egy évvel később is értelmezni lehessen, ami általában az az időpont, amikor a vizsgálati bizonyítékokra szükség van.
- ✓Rendszerezett válaszok és szabad szöveges jegyzetek
- ✓A csekhez csatolt fényképek, amelyekhez azok szükségesek voltak
- ✓Az aláírás rögzítése az aláírandó dokumentumhoz viszonyítva
- ✓A vizsgáló a munkafolyamat során megőrzött bizonyítékok
Helyszíni adatgyűjtés offline módban
Az offline támogatás azért létezik, mert az ellenőrzések pincékben, géptermekben, vidéki ingatlanokban és acélvázas épületekben zajlanak. A MeetInspect tartalmaz olyan offline ellenőrzési funkciókat, amelyek lehetővé teszik a munka folytatását akkor is, ha nincs internetkapcsolat vagy az megbízhatatlan, és a szinkronizálás akkor történik meg, amikor a készülék újra csatlakozik a hálózathoz.
A megértésre érdemes működési következmény az, hogy a rögzített, de még nem szinkronizált feladatok kizárólag az eszközön léteznek. A terepen dolgozó csapatoknak látniuk kell a szinkronizálás állapotát, és mielőtt kijelentkeznek, gondoskodniuk kell arról, hogy a feldolgozásra váró feladatok feltöltődjenek.
Felülvizsgálat és jelentéstétel
Az áttekintés során derülnek ki a hiányzó bizonyítékok és a hiányos válaszok, amikor azok kijavítása még olcsó. A jelentés kiadása után az egyetlen megoldás a hiányosságok orvoslására egy újabb látogatás.
A MeetInspect PDF-jelentéseket állít elő a kitöltött ellenőrzési jegyzőkönyv alapján. Mivel a jelentés a jegyzőkönyvet ábrázolja, nem pedig újra megfogalmazza, a terjesztett dokumentum és a megőrzött adatok között nem alakulhat ki eltérés.
Gyakori kérdések
- Mit szabályoz egy ellenőrzési sablon?
- A vizsgálat szakaszai, kérdései, a szükséges bizonyítékok és a vizsgálat menete. Ez biztosítja, hogy egy szervezeti szabvány minden ellenőr számára érvényes legyen, és hogy az annak alapján készült jegyzőkönyvek egymással összehasonlíthatók legyenek.
- Hogyan biztosítható a fényképes bizonyítékok felhasználhatósága?
- Azáltal, hogy minden fényképet ahhoz a ponthoz csatolunk, ahol a felvétel készítésének pillanatában szükség volt rá, ahelyett, hogy a vizsgálat egészéhez kapcsolódóan gyűjtenénk össze a képeket. Ez teszi lehetővé, hogy a feljegyzés a látogatás után is hosszú ideig értelmezhető maradjon.
- Mi történik az offline módban rögzített ellenőrzési feladatokkal?
- Az adatok az eszközön maradnak, és a kapcsolat helyreállása után szinkronizálódnak a munkaterületre. Addig a munka csak egy helyen létezik, ezért a kijelentkezés előtt célszerű befejezni a folyamatban lévő feltöltéseket.
