Ellenőrzési sablon
Az a többször felhasználható vázlat, amely meghatározza a szakaszokat, a kérdéseket, a szükséges bizonyítékokat és a terepmunka sorrendjét.
Szótár
A MeetInspect munkafolyamatban ismertetett ellenőrzési feltételek
A közös szókincs segít a rendszergazdáknak, ellenőröknek és felülvizsgálóknak abban, hogy a sablonokkal, az igazoló dokumentumokkal és a jelentésekkel kapcsolatban következetes döntéseket hozzanak.
Mit foglal magában
A termékek alapvető terminológiája
Ezek a fogalommeghatározások leírják, hogy a fogalmakat hogyan használják a MeetInspect dokumentációjában és munkafolyamataiban.
Ellenőrzési jegyzőkönyv
Egy sablon egy ütemezett vagy már lezárt példánya, amely a vonatkozó ingatlannal, személyekkel, válaszokkal és bizonyítékokkal van összekapcsolva.
Megállapítás
A felülvizsgálat vagy a helyszíni adatgyűjtés során rögzített, figyelmet vagy további intézkedést igénylő megfigyelt állapot vagy probléma.
Korrekciós intézkedés
Egy megállapítás megoldására szolgáló feladat vagy válasz, beleértve annak felelősét, állapotát és – amennyiben be van állítva – a kapcsolódó információkat.
Bizonyítékok
Egy fénykép, megjegyzés, feljegyzés, válasz, aláírás vagy egyéb dokumentum, amely alátámasztja a vizsgálati következtetést.
Szinkronizálás
Az a folyamat, amely a mentett mobil ellenőrzési feladatokat a kapcsolat helyreállása után átmásolja a megosztott munkaterületre.
A gyakorlatban
Nyilvántartások és felelősségi körök
Munkaterület
A szervezeti szintű terület, amely tartalmazza a tagokat, szerepköröket, tulajdonságokat, sablonokat és ellenőrzési műveleteket.
Fiók
Egy működési csoport, amely a munkaterület egyes részeinek szervezésére szolgál ott, ahol ez a struktúra engedélyezve van.
Jelentés
A vizsgált ellenőrzési jegyzőkönyv alapján létrehozott kimeneti dokumentum, amelyet általában PDF formátumban bocsátanak rendelkezésre.
Részletesen
Ezeknek a kifejezéseknek a gyakorlati alkalmazása
A „sablon”, a „nyilvántartás” és a „jelentés” kifejezések nem használhatók egymás helyettesítésére
Bármely ellenőrzési rendszerben három szó játszik kulcsszerepet, és ezek összekeverése komoly működési problémákat okoz. A sablon az újrafelhasználható szerkezet. A rekord ennek a szerkezetnek egy olyan példánya, amelyet egy adott ingatlanra vonatkozóan egy meghatározott időpontban töltöttek ki. A jelentés pedig az adott rekordból előállított kimenet.
Ez a megkülönböztetés azért fontos, mert ezek egymástól függetlenül változnak. A sablon szerkesztése nem befolyásolhatja a már elkészült rekordokat. A jelentés újbóli generálása nem hozhat létre egy második rekordot. Azok a rendszerek, amelyek elmosják ezeket a határokat, olyan helyzetet teremtenek, amelyben senki sem tud biztosan megállapítani, hogy egy adott napon valójában mit figyeltek meg.
Megállapítások és korrekciós intézkedések
A megállapítás egy megfigyelés: azt látták, hogy valami egy bizonyos állapotban van. A korrekciós intézkedés pedig egy válaszlépés: elvárják, hogy valaki tegyen valamit az ügyben. A kettő szétválasztása teszi lehetővé, hogy az ellenőrzés során rögzítsék a problémát anélkül, hogy előre megítélnék a megoldást — és lehetővé teszi a megoldás nyomon követését attól az ellenőrzéstől függetlenül, amely során a probléma felmerült.
A kettő összevonása egy gyakori gyors megoldás, amely azonban a átláthatóság rovására megy. Ha a megállapítások és a teendők ugyanazt az objektumot jelentik, akkor a teendő lezárásával a megfigyelés is törlődik, és a megállapítások története többé nem lesz visszakereshető.
Bizonyíték, és mi teszi azt bizonyító erejűvé
Az ellenőrzés keretében a bizonyíték alatt mindent értünk, ami alátámasztja a következtetést: fényképeket, megjegyzéseket, jegyzeteket, strukturált válaszokat, aláírásokat. Az, ami egy dokumentumot puszta jelenlét helyett bizonyítékká tesz, az a hozzá kapcsolódás és a származás – azaz annak ismerete, hogy mit dokumentál, mikor és ki készítette.
Egy olyan kép, amelyből hiányzik ez a kontextus, csupán adat, nem pedig bizonyíték. Ez a különbség éppen akkor válik nyilvánvalóvá, amikor a leginkább számít, vagyis amikor valaki vitatja a felvételt.
Szinkronizálás
A szinkronizálás azt jelenti, hogy az eszközön rögzített munkát átvisszük a megosztott munkaterületre. Érdemes ezt nem egyszerűen egy megvalósítási részletként, hanem önálló lépésként értelmezni, mivel a rögzítés és a szinkronizálás közötti időintervallumban az ellenőrzés csak egy helyen létezik.
Gyakorlati szempontból ez azt jelenti, hogy a szinkronizálási állapotnak a helyszíni csapatok számára láthatónak kell lennie. A rögzített, de még át nem továbbított feladat még nem tekinthető biztonságosnak, és kizárólag az a személy járhat el vele kapcsolatban, aki rögzítette.
További olvasnivaló
- Mi teszi az ellenőrzési adatokat bizonyítékká?A melléklet, a származás és a következetesség azok a tényezők, amelyek megkülönböztetik a megalapozott dokumentációt egy képekből álló mappától.
- Gyakorlati útmutató az egységes ellenőrzési sablonokhozHogyan alakítható át egy ellenőrzési szabvány olyan ellenőrzőlistává, amelyet a csapatok minden ingatlan esetében követhetnek?
- A vizsgálati jegyzőkönyvtől a szakszerű PDF-jelentésigMire van szükség egy hasznos ellenőrzési jelentéshez – és mi maradjon a munkaterületen.
Következő lépés
Folytassa a megfelelő ellenőrzési munkafolyamatot
Olvassa el a kapcsolódó útmutatásokat, vagy vegye fel a kapcsolatot a MeetInspect-tel az Ön csapatának elvégzendő ellenőrzéssel kapcsolatban.
