Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Melléklet: miről szól ez a dokumentum?
Ha egy képet egy ellenőrzéshez tárolnak, akkor valakinek emlékeznie kell arra, hogy mi látható rajta. Ez nem szükséges abban az esetben, ha a képet ahhoz az adott ellenőrzéshez csatolják, amelynek keretében szükség volt rá.
A csatolást már a felvétel készítésekor el kell végezni. Az irodában történő utólagos rekonstruálása lassú, hibalehetőségekkel jár, és ez az első feladat, amit elhanyagolnak, ha a nap túlhúzódik.
02
Eredet: mikor és ki alkotta?
A dátum és szerző nélküli jegyzőkönyv csupán egy állítás. A kortárs jelleg gyakran a vizsgálati jegyzőkönyv legmeggyőzőbb tulajdonsága, és ez csak akkor áll fenn, ha a jegyzőkönyvet a helyszínen, az esemény idején rögzítették.
- A látogatás során készítsen felvételeket, ne utána
- A nyilvántartásban meg kell őrizni az ellenőr személyazonosságát
- Őrizze meg az eredeti bizonyítékokat, ne csak az összefoglalót
- Kerülje el a felvett anyag utólagos szerkesztését
03
Következetesség: mit jelent a csend?
Ha egy jegyzőkönyv minden területet azonos színvonalon tárgyal, akkor a rögzített hiba hiánya jelentőséggel bír. Ha a lefedettség eltérő, a hallgatás semmit sem bizonyít – és az ellenfél ezt is fel fogja hozni.
A következetes lefedettség tehát nem a alaposság önmagáért való célja. Ez az, ami a negatív eredményeknek bizonyító erejét adja.
