The report is the client-facing expression of the inspection record. It should be easy to navigate, clear about outcomes and specific about the evidence behind them.
01
Az olvasó igényeinek megfelelő tervezés
Egy ingatlankezelő, egy kivitelező és egy bérlő különböző okokból olvashatja ugyanazt a jelentést. Kezdje a jelentést a helyszíni szemle hátterének és összefoglalásának ismertetésével, majd a részletes bizonyítékokat kövesse egy áttekinthető szerkezetben.
02
A nyomonkövethetőséget biztosítani kell
A jelentésben szereplő minden megjegyzésnek, képnek, aláírásnak és műveletnek a megerősített ellenőrzési jegyzőkönyvből kell származnia. A kézi másolás-beillesztés elkerülhető hiányosságokat eredményez.
- Az ingatlan és a vizsgálat típusának meghatározása
- A rendezvények időpontjai és a felelős szervezők
- A bizonyítékokat a vonatkozó eredmény mellett tárolja
03
Az operatív tevékenységektől elkülönített jelentéstétel
A PDF-fájl a megerősített adatokat tartalmazza. A feladatok, a belső állapotok és a folyamatban lévő tevékenységek továbbra is a munkaterületen kell maradniuk, ahol a csapatok biztonságosan frissíthetik őket.
04
A jelentésnek a tényállást kell bemutatnia, nem pedig újra megfogalmaznia azt
Ha a jelentést az ellenőrzéstől függetlenül írják meg, akkor a valóságnak két változata létezik, és ezek egyre inkább eltérnek egymástól. A jelentés az a dokumentum lesz, amelyet mindenki elolvas, miközben az alapul szolgáló feljegyzés csendben már nem egyezik meg vele.
Ha a dokumentumot a kitöltött rekordból állítjuk elő, ez a lehetőség teljesen kizáródik. Ez azt is jelenti, hogy a jelentés minősége nagyrészt a sablonban dől el: ha egy jelentés nehezen olvasható, az általában a szakaszok sorrendjének vagy az elemek megnevezésének tudható be.
- A rekordból hozzon létre adatot, ahelyett, hogy átírná azt
- Először ellenőrizd a sablonban a sorrendet és a címkézést
- Tesztelés reális számú fényképpel
- Olvasd úgy, mintha valaki lenne, aki nem járt az ingatlanon
05
Írás egy olyan olvasó számára, aki nem volt ott
Az ellenőr számára egyértelmű belső rövidítések gyakran érthetetlenek az ügyfél, a vállalkozó vagy a bíróság számára. A rövidítések, a helyiségek becenevei és a feltételezett kontextus mind csökkentik egy egyébként teljes jegyzőkönyv bizonyító erejét.
A kritérium az, hogy az ingatlanról semmilyen ismerettel nem rendelkező személy képes lenne-e az egyes megállapítások alapján cselekedni anélkül, hogy kérdéseket tenné fel. Ha nem, akkor a megállapításnak nem több szóra, hanem több részletre van szüksége.
