Felhasználók és szerepkörök

A számlázási tulajdonos kezeli az előfizetést, az adóadatokat, a munkaterület törlését és a tulajdonjog átruházását. Minden munkaterületnek mindig rendelkeznie kell egy aktív rendszergazdával, aki kezelheti a hozzáférési jogosultságokat.

Az adminisztrátorok kezelik a beállításokat, a sablonokat, a tagokat és a műveleteket. A vizsgálók a megbízásokon dolgoznak és bizonyítékokat gyűjtenek. A megtekintők csak olvasási jogosultsággal rendelkeznek. A meghívás soha nem teszi a tagot automatikusan számlázási jogosulttá.

Hívja meg a felhasználót a jelenlegi munkahelyi e-mail-címére, a munkakörhöz leginkább megfelelő, legkevesebb jogosultsággal rendelkező szerepkört adja meg neki, és haladéktalanul vonja vissza a hozzáférést, ha az illetőnek már nincs szüksége a munkaterületre.

Olyan szerepkört kell hozzárendelni, amely a lehető legkevesebb jogosultsággal rendelkezik, de mégis lehetővé teszi a feladat elvégzését. Az ellenőröknek el kell végezniük a kijelölt feladatokat és bizonyítékokat kell rögzíteniük; sablonokat ritkán kell módosítaniuk. A megtekintők közé tartoznak a könyvvizsgálók, az ügyfelek és a vezetők, akik a nyilvántartásokat olvashatják, de nem módosíthatják azokat.

Az adminisztrátori jogosultságokat körültekintően és csak ritkán szabad megadni. Minden újabb rendszergazda növeli annak az esélyét, hogy egy előre be nem jelentett sablonomosítás hatással legyen a már folyamatban lévő ellenőrzésekre.

A hozzáférési jogosultság gyakran tovább fennmarad, mint az a munkaviszony, amely indokolta annak megadását, különösen a vállalkozók és az ideiglenes alkalmazottak esetében. A tagsági jogosultságok rendszeres felülvizsgálata megbízhatóbban segít ezt észrevenni, mint ha arra kellene hagyatkozni, hogy a munkaviszony megszűnésekor a megfelelő pillanatban eszünkbe jutjon.

Általában elegendő egy rövid, negyedéves áttekintés arról, hogy ki melyik pozíciót tölti be, és ez lényegesen kevesebb munkával jár, mint később kideríteni, hogy egy korábbi alvállalkozó miért rendelkezik még mindig hozzáféréssel az ellenőrzési jegyzőkönyvekhez.

Minden munkaterületnek mindig rendelkeznie kell egy aktív rendszergazdával, aki kezelni tudja a hozzáférési jogosultságokat. A számlázási jogosultságok a szokásos meghívástól függetlenek, és nem kerülnek automatikusan átruházásra, amikor valakit rendszergazdává neveznek ki.

Mielőtt egy tulajdonos kilép a szervezetből, gondoskodjon a tulajdonjog kifejezett átruházásáról. A fiók törlése megszünteti az adott fiók kizárólagos tulajdonában lévő előfizetést, ezért a megosztott munkaterület esetében először az átruházást kell elvégezni.