Työtilan järjestäminen

Työtilan luoja nimitetään sen laskutusvastuulliseksi omistajaksi ja aktiiviseksi järjestelmänvalvojaksi. Vahvista Asetukset → Yleiset -kohdassa organisaation nimi, maa ja aikavyöhyke. Nämä asetukset vaikuttavat aikataulutukseen, raporttien päivämääriin ja palveluun liittyviin viesteihin.

Käytä haaroja toimipaikkojen tai toimintaryhmien erottamiseen toisistaan. Määritä jäsenet vain niihin haaroihin, joita he tarvitsevat, ja testaa käyttöoikeudet muulla kuin järjestelmänvalvojan tilillä ennen tuotantotöiden tuomista.

Määritä terminologia, raporttien brändäys, sähköpostin oletusasetukset ja aloitusmalli ennen kuin kutsut koko tiimin mukaan. Yhdenmukaiset oletusasetukset vähentävät korjauksia ensimmäisten käytännön tarkastusten aikana.

Terminologia-asetukset määrittävät, millä nimityksillä käyttöliittymässä ja raporteissa asioita kutsutaan. Niiden yhdenmukaistaminen organisaatiossanne jo käytetyn kielen kanssa helpottaa tarkastajien työtä ja tekee raporteista luettavia myös asiakkaille, jotka eivät koskaan näe ohjelmistoa.

Raporttien oletusasetukset – brändäys, sähköpostiasetukset ja raporttien tiedostonimimalli – kannattaa määrittää ennen ensimmäistä tuotantokäytössä tehtävää tarkastusta, sillä olemassa olevat raportit säilyttävät ne asetukset, jotka olivat voimassa niiden luomishetkellä.

Haarat erottavat toisistaan eri toimipisteet tai toimintaryhmät yhden työtilan sisällä. Niitä on helpompi ottaa käyttöön jo alkuvaiheessa kuin jälkikäteen, kun tarkastukset, mallit ja tehtävät ovat jo olemassa erottelemattomassa työtilassa.

Jos et ole varma, tarvitsetko niitä, voit testata asiaa käytännössä seuraavasti: pitäisikö kahden ihmisryhmän olla kykenemättömiä näkemään toistensa päivittäisiä työtehtäviä? Jos vastaus on kielteinen, yksi haara on yksinkertaisempi ja helpompi hallinnoida.

Kolme virhettä toistuu niin usein, että ne on syytä mainita: tiimin kutsuminen mukaan ennen kuin mallipohjat ovat valmiina, järjestelmänvalvojan oikeuksien myöntäminen oletuksena sekä raportin määrittelyn jättäminen siihen asti, kunnes ensimmäinen asiakkaalle toimitettu raportti on jo lähetetty.

Kaikki kolme ovat korjattavissa, mutta kunkin korjaaminen maksaa enemmän kuin sen ehkäiseminen. Testaa käyttöoikeudet muulla kuin järjestelmänvalvojan tilillä ennen tuotantotietojen tuomista — näin käyttöoikeusongelmat tulevat esiin jo siinä vaiheessa, kun ne ovat vielä teoreettisia.