Asuintilojen tarkastusohjelmisto muutto-, määräaikaistarkastus- ja poismuuttokäyntejä varten

Miten muuttotarkastuksen pöytäkirjat voidaan perustella

Muuttotarkastuksen tarkoituksena on selvittää kiinteistön kunto tietyllä ajankohdalla riittävän yksityiskohtaisesti, jotta myöhemmät muutokset voidaan osoittaa kenen vastuulle kuuluvat. Tämä tarkoittaa kuntoa koskevien seikkojen kirjaamista mielipiteiden sijaan: ei esimerkiksi ”keittiö hyvässä kunnossa”, vaan kunkin pinnan, laitteen ja varusteen kunto, valokuvien avulla, jotka havainnollistavat kuvauksessa mainittuja seikkoja.

Yleisin virhe on se, että asioita, joista kenenkään ei odoteta riitelevän, ei kirjata ylös riittävän tarkasti. Riidat koskevat harvoin ilmeisiä asioita – rikkoutunut ikkuna ei ole kiistanalainen asia. Ne koskevat naarmuuntunutta jalkalistaa, tahraantunutta maton reunaa, puuttuvaa laatikon liukukiskoa: pieniä asioita, jotka olivat todellakin paikallaan muuttaessa, mutta joita ei koskaan kirjattu ylös, joten niitä ei voida todistaa.

• ✓Huoneiden kunto huoneittain, ja tarkastajien käyttämä sanasto on yhdenmukainen
• ✓Mittarilukemat ja sarjanumerot tallennetaan tekstimuodossa, ei pelkästään valokuvina
• ✓Avaimet, avainkortit ja kulkulaitteet on laskettu ja kuvattu
• ✓Savuhälyttimet ja hiilimonoksidihälyttimet on testattu ja tulokset kirjattu ylös
• ✓Vuokralaisen allekirjoitus on otettu kiinteistössä sen jälkeen, kun hän on tutustunut asiakirjaan

Miksi valokuvallinen todistusaineisto ei yleensä riitä

Lähes jokaisesta asuntotarkastuksesta syntyy valokuvia. Vastaavasti vain harvoista tarkastuksista syntyy valokuvia, joista on hyötyä vielä vuoden kuluttua. Kaksisataa kuvaa sisältävä kansio, jonka kuvat on nimetty aikaleimojen mukaan, ei todista mitään erityistä — jotta voitaisiin todeta, että kuva 137 esittää toisen makuuhuoneen ikkunakehystä, jonkun on muistettava se, ja juuri muistin tilalle on tarkoitus korvata tämä kirjaus.

Todistusaineistosta tulee kestävää, kun jokainen valokuva liitetään tiettyyn huoneeseen ja siihen kysymykseen, joka sai sen syntymään kuvaushetkellä. Liittäminen on tehtävä paikan päällä, sillä kontekstin jälkikäteen lisääminen toimistossa on hidasta, virhealtista ja ensimmäinen asia, joka jätetään tekemättä, kun työpäivä venyy myöhään.

MeetInspect tallentaa valokuvia suoraan Inspection Runner -sovelluksen sisällä sen sijaan, että se olisi erillinen vaihe, joten jokainen kuva liittyy siihen tarkastuspisteeseen, jossa se on otettu. Sovellus on suunniteltu nimenomaan siten, että tallennetut valokuvat säilyvät tarkastajan edetessä työnkulussa — juuri siinä vaiheessa, jossa yksinkertaisemmat toteutukset menettävät ne.

Säännölliset tarkastukset ja vertailukelpoisuuden merkitys

Säännöllisissä tarkastuksissa asuinkiinteistöportfoliot joko keräävät hyödyllistä tietoa tai tuhlaavat tarkastuskäynnin. Vuokrasuhteen keskivaiheessa tehtävä tarkastus, joka tuo joka kerta esiin erilaisia kysymyksiä, kertoo kiinteistön nykytilan. Tarkastus, jossa kysytään joka kerta samoja asioita, kertoo kehityssuunnan – leviääkö kosteus, onko ilmoitettu korjaus todella tehty, pidetäänkö kiinteistöä kunnossa.

Vertailukelpoisuus on ensisijaisesti malliongelma eikä niinkään ohjelmisto-ongelma. Jos tarkistuslista muuttuu käyntien välillä, mikään työkalu ei pysty yhdenmukaistamaan tuloksia. Portfolion selkeyden takana on se, että rakenne korjataan ensin ja sitten toistetaan.

• ✓Käytä samoja osioita ja kysymyksiä koko vuokrasuhteen ajan ja muokkaa niitä harkitusti
• ✓Kirjaa samat huoneet samassa järjestyksessä, jotta raportit ovat johdonmukaisia
• ✓Merkitse edellisellä käynnillä esille tuodut korjaukset ja se, onko ne saatu valmiiksi
• ✓Ota kuvia toistuvista ongelmakohdista joka kerta samasta kuvauskulmasta

Työskentely kohteissa, joissa ei ole käyttökelpoista signaalia

Asuntokanta käsittää kellarit, paksuseinäiset muutostyöt, maaseutukiinteistöt ja rakennukset, joissa matkapuhelinverkko katkeaa jo etuovella. Tarkastustyökalu, joka olettaa yhteyden katkeavan juuri siellä, missä työ on vaikeinta, ja varasuunnitelma – paperille kirjaaminen ja illalla uudelleenkirjaaminen – on se vaihe, jossa kirjaamisvirheet pääsevät mukaan tietoihin.

MeetInspect tarjoaa tuen offline-tarkastuksille, joten tarkastus voi jatkua myös silloin, kun verkkoyhteyttä ei ole tai se on epävakaa. Tallennetut tiedot synkronoidaan, kun laite muodostaa jälleen yhteyden. Tarkastajan huomio pysyy kiinteistössä eikä verkossa.

Vierailun muuntaminen raportiksi samana päivänä

Tarkastuksen ja raportin välisessä ajassa asuntotoiminta menettää aikaa ja uskottavuutta. Viikkoa myöhemmin julkaistu raportti, joka on koottu valokuvista ja hämärästi muistetuista muistiinpanoista, vaatii tunnin toimistotyötä kiinteistöä kohden ja on heikompi todiste kuin paikan päällä tallennetun aineiston perusteella laadittu raportti.

Kun rakenne, vastaukset ja todisteet on jo linkitetty toisiinsa, raportti on pikemminkin tarkastuksen esitys kuin sen uudelleenkirjoitus. MeetInspect luo PDF-raportin valmiista tarkastustiedoista, ja samaa mallipohjaa käytetään uudelleen seuraavalla käynnillä.