Tarkastuslomake
Uudelleenkäytettävä rakenne, joka määrittelee osiot, kysymykset, vaadittavat todisteet sekä kenttätyön järjestyksen.
Sanasto
Tarkastusehdot, selitettyinä MeetInspect-työnkulussa
Yhteinen sanasto auttaa hallintovirkamiehiä, tarkastajia ja arvioijia tekemään yhdenmukaisia päätöksiä mallipohjista, todistusaineistosta ja raporteista.
Mitä se kattaa
Tuotteiden keskeinen terminologia
Näissä määritelmissä kuvataan, miten käsitteitä käytetään MeetInspectin dokumentaatiossa ja työnkulkuissa.
Tarkastuspöytäkirja
Yksi mallin aikataulutettu tai valmis ilmentymä, joka on liitetty asiaankuuluvaan kiinteistöön, henkilöihin, vastauksiin ja todisteisiin.
Tulokset
Tarkastuksen tai kenttätutkimuksen aikana havaittu tilanne tai ongelma, joka saattaa vaatia huomiota tai jatkotoimia.
Korjaavat toimenpiteet
Toimenpide tai vastaus, jota käytetään havainnon ratkaisemiseen, mukaan lukien sen vastuuhenkilö, tila ja tukitiedot, mikäli ne on määritetty.
Todisteet
Valokuva, merkintä, huomautus, vastaus, allekirjoitus tai muu asiakirja, joka tukee tarkastuksen johtopäätöstä.
Synkronointi
Prosessi, jolla tallennetut mobiilitarkastustyöt siirretään jaettuun työtilaan, kun verkkoyhteys palautuu.
Käytännössä
Tiedot ja vastuut
Työtila
Organisaatiotason alue, joka sisältää jäsenet, roolit, ominaisuudet, mallit ja tarkastustoiminnot.
Haara
Toiminnallinen ryhmittely, jota käytetään työtilan osien järjestämiseen silloin, kun kyseinen rakenne on käytössä.
Raportti
Tarkastetun tarkastuspöytäkirjan perusteella laadittu raportti, joka toimitetaan yleensä PDF-tiedostona.
Perusteellisesti
Miten näitä termejä käytetään käytännössä
Malli, tietue ja raportti eivät ole keskenään vaihdettavissa
Kolme sanaa hoitavat suurimman osan työstä missä tahansa tarkastusjärjestelmässä, ja niiden sekoittaminen aiheuttaa todellisia toiminnallisia ongelmia. Malli on uudelleenkäytettävä rakenne. Tietue on yksi kyseisen rakenteen esiintymä, joka on täytetty tietyn kiinteistön osalta tiettynä ajankohtana. Raportti on kyseisestä tietueesta tuotettu tulos.
Tämä ero on tärkeä, koska ne muuttuvat toisistaan riippumatta. Mallin muokkaamisen ei pitäisi vaikuttaa valmiisiin tietueisiin. Raportin uudelleenluomisen ei pitäisi luoda toista tietuetta. Järjestelmät, joissa nämä rajat hämärtyvät, johtavat tilanteeseen, jossa kukaan ei voi varmuudella sanoa, mitä tietyllä päivämäärällä tosiasiassa havaittiin.
Havainnot ja korjaavat toimenpiteet
Havainto on havainto: jotain havaittiin olevan tietyssä tilassa. Korjaava toimenpide on reaktio: jonkun odotetaan tekevän asialle jotain. Näiden erottaminen toisistaan mahdollistaa sen, että tarkastuksessa voidaan kirjata ongelma ilman, että korjaustoimenpiteestä tehdään ennakkoarvioita – ja että korjaustoimenpiteen etenemistä voidaan seurata riippumatta siitä tarkastuksesta, jossa ongelma havaittiin.
Näiden kahden yhdistäminen on yleinen oikotie, joka heikentää näkyvyyttä. Kun havainto ja toimenpide ovat sama objekti, toimenpiteen sulkeminen poistaa havainnon, eikä havainnon historiaa voi enää hakea.
Todisteet ja se, mikä tekee niistä todistusvoimaisia
Tarkastuksen yhteydessä todistusaineistolla tarkoitetaan kaikkea, mikä tukee johtopäätöstä: valokuvia, merkintöjä, muistiinpanoja, jäsenneltyjä vastauksia, allekirjoituksia. Se, mikä tekee aineistosta todistusaineistoa eikä pelkästään läsnä olevaa materiaalia, on sen liitteenä oleminen ja alkuperä – tieto siitä, mitä se dokumentoi, milloin se on tallennettu ja kuka sen on tallentanut.
Kuva, josta puuttuu kaikki tämä konteksti, on pelkkää dataa, ei todistusaineistoa. Ero tulee selväksi juuri silloin, kun sillä on eniten merkitystä, eli kun joku kiistää asiakirjan sisällön.
Synkronointi
Synkronointi tarkoittaa laitteella tallennetun työn siirtämistä jaettuun työtilaan. Se on syytä ymmärtää erillisenä vaiheena eikä pelkkänä toteutuksen yksityiskohtana, sillä tallennuksen ja synkronoinnin välinen aika on se jakso, jolloin tarkastus on olemassa vain yhdessä paikassa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että kenttätiimien tulisi pystyä näkemään synkronointitila. Kirjattu, mutta vielä siirtämätön työ ei ole vielä turvassa, ja ainoastaan sen kirjaaja voi ryhtyä toimenpiteisiin sen suhteen.
Lisätietoja
- Mikä tekee tarkastustiedoista todistusaineistoaLiitteet, alkuperä ja johdonmukaisuus ovat se, mikä erottaa perustellun asiakirjan pelkästä kuvakansiosta.
- Käytännön opas yhdenmukaisten tarkastusmallien laatimiseenKuinka tarkastusstandardi muutetaan tarkistuslistaksi, jota tiimit voivat noudattaa kaikissa kiinteistöissä.
- Tarkastuspöytäkirjasta ammattimaiseen PDF-raporttiinMitä hyödyllinen tarkastusraportti tarvitsee – ja mitä tulisi jättää operatiiviseen työtilaan.
Seuraava vaihe
Jatka oikean tarkastusprosessin mukaisesti
Tutustu aiheeseen liittyviin ohjeisiin tai ota yhteyttä MeetInspectiin ja keskustele tiimisi tarvitsemasta tarkastuksesta.
