The report is the client-facing expression of the inspection record. It should be easy to navigate, clear about outcomes and specific about the evidence behind them.
01
Suunnittelu lukijaa ajatellen
Kiinteistönhoitaja, urakoitsija ja vuokralainen saattavat lukea samaa raporttia eri syistä. Aloita tarkastuksen taustatiedoilla ja yhteenvedolla, ja esitä sen jälkeen yksityiskohtaiset tiedot selkeässä järjestyksessä.
02
Säilytä jäljitettävyys ennallaan
Raportin jokaisen merkinnän, kuvan, allekirjoituksen ja toimenpiteen tulisi perustua vahvistettuun tarkastuspöytäkirjaan. Manuaalinen kopiointi ja liittäminen aiheuttaa vältettävissä olevia puutteita.
- Määritä kiinteistö ja tarkastustyyppi
- Esityspäivät ja vastuuhenkilöt
- Säilytä todistusaineisto kyseisen tuloksen yhteydessä
03
Toiminnan raportointi erotetaan operatiivisesta toiminnasta
PDF-tiedostossa esitetään vahvistetut tiedot. Tehtävät, sisäiset tilat ja käynnissä olevat toimet tulisi säilyttää työtilassa, jossa tiimit voivat päivittää niitä turvallisesti.
04
Raportin tulisi esittää tiedot sellaisina kuin ne ovat, eikä toistaa niitä uudelleen
Jos raportti laaditaan erillään tarkastuksesta, totuudesta syntyy kaksi versiota, jotka alkavat poiketa toisistaan. Raportista tulee asiakirja, jota kaikki lukevat, kun taas sen perustana oleva aineisto lakkaa hiljalleen vastaamasta sitä.
Asiakirjan luominen valmiista tietueesta poistaa tämän mahdollisuuden kokonaan. Se tarkoittaa myös, että raportin laatu määräytyy pääosin mallin perusteella: jos raportti on vaikealukuinen, syynä on yleensä osioiden järjestys tai kohteiden nimitykset.
- Luo tieto tietueen perusteella sen sijaan, että kirjoittaisit sen uudelleen
- Tarkista ensin tilaus- ja merkintätiedot mallipohjasta
- Testaa realistisella valokuvamäärällä
- Lue tämä sellaisen henkilön näkökulmasta, joka ei ollut paikalla
05
Kirjoittaminen lukijalle, joka ei ollut paikalla
Tarkastajalle itsestään selvä sisäinen lyhennelmä on usein vaikeaselkoinen asiakkaalle, urakoitsijalle tai tuomioistuimelle. Lyhenteet, huoneiden lempinimet ja oletettu asiayhteys heikentävät kaikki muuten täydellisen pöytäkirjan todistusarvoa.
Ratkaisevaa on se, voisiko joku, jolla ei ole mitään tietoa kohteesta, toimia kunkin havainnon perusteella ilman, että hän joutuu esittämään kysymyksiä. Jos tämä ei ole mahdollista, havaintoa on tarkennettava sen sijaan, että sitä vain laajennettaisiin sanallisesti.
