A handover inspection marks a transfer of responsibility. Its value is proportional to how precisely it defines the boundary, because that is the line disputes are argued along.
Vague handover records do not remove risk. They defer it to the point where resolving it is most expensive.
01
Tärkeintä on kattavuus
Vikaluettelo, jossa jotkin alueet on dokumentoitu perusteellisesti ja toiset jätetty huomiotta, ei kerro juuri mitään niistä alueista, joita on jätetty huomiotta. Ilmoituksen ”vikoja ei havaittu” todistusarvo riippuu täysin siitä, onko kyseinen alue ylipäätään tarkastettu.
Sen kirjaaminen, että alue on tarkastettu ja todettu tyydyttäväksi, ei siis ole turhaa. Juuri se antaa virheen puuttumiselle merkityksen.
- Kirjaa nimenomaisesti, että tarkastus on suoritettu ja tulos on hyväksyttävä
- Käsittele kaikki alueet, myös ne, jotka eivät ole kiinnostavia
- Määritä koko tietueen päivämäärä ja attribuutti
- Kuvaile viat heti, kun ne havaitaan
02
Kuvaile viat niin, että urakoitsija voi laatia niistä tarjouksen
”Oven vaurio” -merkintä johtaa paikan päällä tehtävään tarkastukseen ennen tarjouksen laatimista. Mikä ovi, millainen vaurio, kuinka laaja – nämä tiedot on helppo kirjata ylös paikan päällä, mutta niiden selvittäminen jälkikäteen on kallista.
03
Tarkastakaa yhdessä, mikäli mahdollista
Yhteisesti paikan päällä laadittu pöytäkirja, jonka laatimiseen molemmat osapuolet ovat osallistuneet, on huomattavasti painavampi kuin myöhemmin koottu ja hyväksyntää varten kierrätetty pöytäkirja. Erimielisyydet nousevat esiin, kun todisteet ovat vielä kaikkien nähtävillä.
04
Kirjaa radan sulkeminen erillään havainnosta
Kun vika ja sen korjaus kirjataan erillisinä merkintöinä, työn päättäminen ei poista havaintoa. Tiedot siitä, mitä luovutuksen yhteydessä havaittiin, pysyvät saatavilla, mikä on juuri sitä, mitä myöhemmässä riitatapauksessa tarvitaan.
