Toistettavat ovat perusteellisempia
Joka viikko täsmälleen samalla tavalla täytetty yksinkertainen tarkistuslista on arvokkaampi kuin satunnaisesti suoritettu perusteellinen tarkastuskierros, sillä vain edellinen tuottaa kirjanpidon, joka osoittaa rutiininomaisen toiminnan.
Tässä yhteydessä myös täyttösäännöt ovat tärkeämpiä kuin useimmissa tarkastustehtävissä. Turvallisuuskierros, jossa on valinnaisia kysymyksiä, muuttuu turvallisuuskierroksiksi, jossa kysymyksiä on jätetty väliin, ja puutteet eivät näy valmiissa asiakirjassa, ellei rakenne pakota niitä esiin.
- Määritä aikaväli ja kirjaa ylös, milloin kukin kierros tosiasiallisesti suoritettiin
- Tarkistukset, jotka ovat läpäisseet, eivätkä pelkästään hylätyt
- Tehkää pakollisista kohdista aidosti pakollisia
- Reitti on pidettävä samana kierrosten ja henkilöiden välillä
Vaarahavainnoille tarvitaan oma polku
Säännöllisen kierroksen aikana tarkastetaan juuri ne asiat, joita tarkistuslista koskee. Vaaratilanteet, läheltä piti -tilanteet ja vaaralliset olosuhteet havaitaan muina aikoina ja muiden henkilöiden toimesta, ja jos ne pakotetaan käsiteltäviksi säännöllisen tarkastuksen yhteydessä, suurin osa niistä jää kirjaamatta.
Havainnon tulisi olla itsenäisesti kirjattavissa, liitettävä tiettyyn paikkaan, ja siihen tulisi liittää todisteet sekä korjaavat toimenpiteet. Raportointikulttuuri toimii silloin, kun havaintoa käsitellään itsenäisenä tietueena eikä pelkkänä muistiinpanona jonkun kierroksen yhteydessä.
Korjaavat toimenpiteet ovat mitattava osa
Havaittujen vaaratekijöiden määrä ei sinänsä kerro paljoakaan – määrän kasvu voi tarkoittaa, että olosuhteet ovat huonontuneet tai että ihmiset ovat alkaneet ilmoittaa niistä. Mitattavissa on se, mitä sen jälkeen tapahtui: kuinka monta toimenpidettä käynnistettiin, kuinka kauan ne olivat vireillä ja toistuvatko samat vaaratekijät.
Toiminnan ja havainnoinnin pitäminen erillään toisistaan on se, mikä tekee siitä mitattavissa olevan. Jos toimenpiteen toteuttaminen poistaa havainnon, historia, joka osoittaisi toistuvan ongelman, katoaa.
- Seuraa kaupan solmimiseen kuluvaa aikaa, älä pelkästään havaintojen määrää
- Ole valppaana, jos sama vaara toistuu samassa paikassa
- Kirjaa, kenelle tehtävä on osoitettu
- Varmista, että havainto pysyy luettavissa toiminnon päätyttyä
Todisteet ja hyväksyntä
Turvallisuuspöytäkirjoja lukevat henkilöt, jotka eivät olleet paikalla, joskus vasta kauan tapahtuman jälkeen ja toisinaan kiistanalaisissa tilanteissa. Kyseiseen tarkastukseen liitetyt päivämäärämerkityt valokuvat sekä selkeä merkintä siitä, kuka tarkastuskierroksen suoritti, antavat niille painoarvoa.
MeetInspect tallentaa valokuvia ja lyhyitä videoita kunkin tarkastuskohteen osalta sekä kerää tarkastajan ja asiakkaan allekirjoitukset. Valmistuneista tarkastuksista luodaan PDF-raportti tai jaettavissa oleva linkki verkkoraporttiin.
Toimiala ja vastuu
Tarkastusohjelmisto jäsentää ja tallentaa ammatillisen harkinnan; se ei kuitenkaan tuota sitä. Se, mitä turvallisuustarkastuksen on katettava, kuinka usein se on suoritettava ja kuka on pätevä suorittamaan sen, määräytyy toiminnallesi ja lainkäyttöalueellesi sovellettavan sääntelyjärjestelmän perusteella.
Muokattava malli on juuri oikea työkalu juuri siksi, että nämä vaatimukset vaihtelevat. Rakenne tulisi suunnitella siten, että se täyttää yrityksesi velvoitteet, eikä sitä tulisi kopioida valmiista vakiolomakkeesta.
Ilmaisia tarkistuslistoja tähän työhön
Lisätietoja
- Yhden tarkastusstandardin soveltaminen useissa toimipaikoissaUsean toimipisteen välisen yhteistyön haasteena ei ole työn määrä, vaan se, että standardit pysyvät yhdenmukaisina, vaikka kukaan ei voi valvoa niitä suoraan.
- Mikä tekee tarkastustiedoista todistusaineistoaLiitteet, alkuperä ja johdonmukaisuus ovat se, mikä erottaa perustellun asiakirjan pelkästä kuvakansiosta.
- Kuinka mitata tarkastusten laatua koko salkussaKäytännöllinen mittauskehys kattavuuden, johdonmukaisuuden, ajantasaisuuden ja seurannan arvioimiseksi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
- Millä tavoin turvallisuustarkastuspöytäkirja osoittaa vaatimustenmukaisuuden?
- Säännölliset aikavälit, kattava tarkastus, joka sisältää myös hyväksytyt tarkastukset, säilytetyt asiakirjat ja selkeän vastuunjaon. Säännöllinen sarja kohtuullisen laajoja tarkastuskierroksia osoittaa järjestelmän toimivan; satunnaiset perusteelliset tarkastukset eivät sitä osoita.
- Pitäisikö vaarailmoitukset käsitellä säännöllisen tarkastuksen yhteydessä?
- Ei. Vaaratilanteet ja läheltä piti -tilanteet havaitaan suunniteltujen kierrosten ulkopuolella, ja ne huomaavat henkilöt, jotka eivät suorita tarkastusta. Niille tarvitaan oma kirjaamisprosessi, johon sisältyy sijainti, todisteet ja korjaavat toimenpiteet, muuten suurinta osaa niistä ei kirjata lainkaan.
- Mitä turvallisuusohjelman tulisi mitata?
- Mitä tapahtui havainnon jälkeen: kuinka monta korjaustoimenpidettä ehdotettiin, kuinka kauan ne olivat vireillä ja toistuvatko samat vaarat samassa paikassa. Pelkkä havaintojen lukumäärä on sinänsä epäselvä.
- Korvaako tämä riskinarvioinnin?
- Ei. Tarkastusohjelmisto tallentaa ja jäsentää ammatillisen arvioinnin. Riskinarviointi, lakisääteiset tarkastukset ja testaukset on suoritettava pätevän henkilön toimesta toimintanne ja lainkäyttöalueenne vaatimusten mukaisesti.
