Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Liite: mitä tämä asiakirja käsittelee?
Tarkastukseen liitetty kuva edellyttää, että joku muistaa, mitä siinä näkyy. Sen sijaan tiettyyn tarkastukseen liitetty kuva, jota kyseinen tarkastus edellytti, ei vaadi tätä.
Tiedostojen liittäminen on hoidettava kuvaushetkellä. Niiden rekonstruointi toimistossa on hidasta, virhealtista ja ensimmäinen tehtävä, josta luovutaan, kun työpäivä venyy.
02
Alkuperä: milloin ja kenen toimesta?
Päivämäärää ja tekijää vailla oleva merkintä on väite. Samanaikaisuus on usein tarkastusmerkinnän vakuuttavin ominaisuus, ja se on olemassa vain, jos merkintä on tehty kyseisenä ajankohtana.
- Tallenna vierailun aikana, älä sen jälkeen
- Tallennetaan tarkastajan henkilötiedot tietueeseen
- Säilytä alkuperäiset todisteet, älä pelkästään yhteenvetoa
- Vältä kuvatun materiaalin muokkaamista jälkikäteen
03
Johdonmukaisuus: mitä hiljaisuus tarkoittaa?
Jos asiakirja kattaa kaikki alueet yhtä lailla, se, ettei siinä mainita tiettyä vikaa, on merkittävää. Jos kattavuus vaihtelee, maininnan puuttuminen ei todista mitään – ja vastapuoli tulee myös korostamaan tätä.
Johdonmukainen kattavuus ei siis ole perusteellisuutta sinänsä. Se on se tekijä, joka antaa kielteisille tuloksille todistusvoimaa.
