Tarkastusraportin alustavasta versiosta lopulliseen raporttiin

Ennen vierailua: määritelmä

Suurin osa siitä, mitä tarkastuskäynnillä voidaan saavuttaa, riippuu siitä työstä, joka on tehty ennen kuin tarkastaja lähtee toimistolta. Kiinteistö, tarkastustyyppi, käytettävä malli, vaadittavat todisteet ja raportointistandardi tulisi kaikki sopia etukäteen – sillä näiden seikkojen selvittäminen paikan päällä vie aikaa, joka olisi tarkoitettu varsinaiseen tarkastukseen.

Tässä vaiheessa on myös edullisinta selvittää laajuutta koskevat erimielisyydet. Se, onko tarkastus katettu ulkorakennukset, on helppo selvittää etukäteen muutamassa minuutissa, kun taas jälkikäteen sen selvittäminen vaatii paluumatkan.

Vierailun aikana: kuvaus

Kenttäkuvausta rajoittavat tekijät, joihin ohjelmisto ei voi vaikuttaa: valaistusolosuhteet, sää, käsineet, tikkaat, asukkaat ja aika. Työnkulun tarkoituksena on minimoida hankaluudet jo muutenkin hankalassa tilanteessa ja varmistaa, että työn valmistuminen on jatkuvasti selvästi nähtävissä, jotta lähtemisen jälkeen ei havaita puutteita.

Todistusaineisto tulisi liittää kuvan ottamishetkellä sen sijaan, että se täsmäytettäisiin myöhemmin. MeetInspect tallentaa valokuvat suoraan Inspection Runner -sovelluksessa, joten jokainen kuva liittyy siihen tarkastukseen, jota varten se on otettu. Sovelluksessa on myös offline-tuki, joten kuvien ottaminen jatkuu ilman verkkoyhteyttä ja synkronoidaan, kun laite muodostaa yhteyden uudelleen.

• ✓Seuraa fyysistä reittiä loogisen luokkajärjestyksen sijaan
• ✓Liitä valokuvat siihen kysymykseen, jossa niitä pyydettiin, sivustolla
• ✓Pidä valmistumistila näkyvissä koko vierailun ajan
• ✓Oletetaan, että yhteys katkeaa juuri kaikkein epäsuotuisimmalla hetkellä

Vierailun jälkeen: arviointi

Tarkastuksen tarkoituksena on havaita se, mitä kenttätyössä ei huomattu: puuttuva valokuva, epäuskottava vastaus tai havainto, joka on kirjattu ilman niitä yksityiskohtia, joita joku myöhemmin prosessissa tarvitsee. Se on viimeinen vaihe, jossa kirjaamisvirhe voidaan korjata edullisesti, sillä julkaisun jälkeen ainoa korjauskeino on palata paikalle uudelleen.

Arvokkain tarkastus on pikemminkin rakenteellinen kuin sisällöllinen. Sen tarkistaminen, että vaaditut todisteet ovat mukana, että pakollisiin kysymyksiin on vastattu ja että havainnoissa on riittävästi kontekstia toimenpiteiden toteuttamiseksi, paljastaa todellisia ongelmia paremmin kuin kuvauksien uudelleenmuotoilu.

Julkaiseminen ja uudelleenkäyttö

Raportin tulisi olla tarkastuspöytäkirjan esitys, ei siitä koottu uusi asiakirja. Kun raportti laaditaan erikseen, totuudesta syntyy kaksi versiota, jotka ajautuvat erilleen toisistaan – raportista tulee se asiakirja, jota kaikki lukevat, kun taas sen perustana oleva pöytäkirja lakkaa hiljalleen vastaamasta sitä.

MeetInspect luo PDF-raportin valmiista tarkastustietueesta, ja tarkastuksen luomiseen käytettyä mallia käytetään uudelleen seuraavassa tarkastuksessa. Sykli sulkeutuu: rakenne, jolla työ on tallennettu, tuottaa myös lopputuloksen ja määrittelee seuraavan käynnin.