Päätöksentekoa tukevat kuntoarvioinnit
Kuntoarvio laaditaan päätöksenteon tueksi: mitä korjataan nyt, mihin varataan määrärahoja, mitä vaaditaan vuokralaiselta korvaukseksi ja mitä hyväksytään. Kuntoarvio, joka kuvaa kunnon tilaa ilman, että se tukee päätöksentekoa, on pelkkää kirjattua tietoa, joka ei tuota lisäarvoa.
Käytännön seurauksena on, että vian vakavuus ja sijainti on kirjattava jäsenneltyinä vastauksina sen sijaan, että ne hukkuisivat tekstin sekaan. ”Toisessa kerroksessa on useita tahraantuneita kattolaattoja” on yksi lause. Määritellyn alueen osalta kirjattu havainto, johon on liitetty vian vakavuus ja valokuva, on tieto, jonka kiinteistönhoitaja voi lajitella, kustannuslaskea ja osoittaa vastuulle.
- Määritä alueet ja kohteet ennen kartoitusta sen sijaan, että kuvailisit niitä vapaasti
- Käytä vakiintunutta vakavuusasteikkoa, jotta tulokset ovat vertailukelpoisia eri arvioijien välillä
- Erotetaan havainto suosituksesta, jotta molempia voidaan tarkastella
- Liitä todisteet siihen kohteeseen tai omaisuuserään, jota ne koskevat
Turvallisuuskierrosten tarkoituksena on toistettavuus, ei perusteellisuus
Turvallisuuskierros on arvokas, koska se sujuu joka kerta samalla tavalla. Perusteellinen mutta improvisoitu kierros on vähemmän arvokas kuin vaatimattoman tarkistuslistan täyttäminen samalla tavalla joka viikko, sillä vain jälkimmäinen tuottaa kirjallisen todisteen siitä, että rutiinia on noudatettu.
Tässä yhteydessä myös täyttösäännöt ovat tärkeämpiä kuin useimmissa tarkastustehtävissä. Turvallisuuskierros, jossa on valinnaisia kysymyksiä, muuttuu turvallisuuskierroksiksi, jossa kysymyksiä on jätetty väliin, ja puutteet eivät näy valmiissa asiakirjassa, ellei rakenne pakota niitä esiin.
Luovutukset ja kiistanalaisen kunnon aiheuttamat kustannukset
Luovutustarkastukset – vuokranantajan ja vuokralaisen, urakoitsijan ja tilaajan sekä poistuvan ja uuden asukkaan välillä – vaikuttavat suoraan taloudellisiin seurauksiin. Luovutuksen yhteydessä kirjattu kunto määrää, kuka maksaa mistäkin, ja pöytäkirjaa tarkastellaan juuri siksi, että joku kiistää sen.
Todistusvaatimus on siis tiukempi kuin rutiinityössä: asiakirjojen on oltava päivämäärämerkittyjä, tarkkoja, jäljitettävissä olevia ja riittävän kattavia, jotta puutteen puuttuminen asiakirjoista on uskottava todiste siitä, ettei puutetta ollut. Tämä viimeinen ominaisuus saavutetaan vain johdonmukaisella dokumentoinnilla. Asiakirja, jossa jotkin alueet on dokumentoitu perusteellisesti ja toisia ei lainkaan, ei todista juuri mitään niistä alueista, jotka on jätetty pois.
Tarkastusten koordinointi useilla toimipaikoilla
Useita kohteita käsittävä kaupallinen toiminta tuo mukanaan ongelmia, joita yksittäisen kiinteistön kohdalla ei esiinny: mitkä kohteet on tarkastettu tällä vuosineljänneksellä, mitkä ovat myöhässä, noudattavatko kaksi tarkastajaa samoja standardeja ja miten kokonaisuutta voidaan tarkastella viidenkymmenen erillisen asiakirjan sijaan.
MeetInspect tarjoaa alustan hallintapuolena verkkopohjaisen hallintapaneelin, jossa tarkastukset luodaan ja hallitaan, sekä iOS-sovelluksen, jota tarkastajat käyttävät kentällä. Uudelleenkäytettävien mallien avulla standardi voidaan soveltaa kaikissa kohteissa sen sijaan, että sitä jouduttaisiin selittämään uudelleen jokaiselle tarkastajalle.
Kaupallisten rakennusten olosuhteet
Teknisten tilojen, kellareiden, hissikuilujen, huoltoputkistojen ja teräsrunkoisten rakennusten kohdalla yhteydet katkeavat juuri ja tarkastusten suorittaminen on siellä kaikkein hankalinta. Kaupalliset tarkastajat työskentelevät myös käsineet kädessä, huonossa valaistuksessa, korkealla ja tikkailla – olosuhteissa, joissa hankala tietojen syöttö ei ole pelkästään ärsyttävää, vaan syy siihen, ettei kirjausta tehdä lainkaan.
MeetInspectin Inspection Runner on suunniteltu tarkastusprosessien toteuttamiseen todellisissa työolosuhteissa. Siinä valokuvaus on integroitu prosessiin, ja se tukee offline-käyttöä, jotta tarkastus voi jatkua myös silloin, kun verkkoyhteyttä ei ole.
Ilmaisia tarkistuslistoja tähän työhön
- Puutteiden luettelon malliLuovutusvirheluettelo, joka on jäsennelty siten, että jokaiselle kohteelle voidaan määrittää hinta ja aikataulu ilman, että kenenkään tarvitsee käydä kiinteistössä uudelleen.
- Paloturvallisuuden tarkastuslistaRutiininomainen paloturvallisuuskierros, joka kattaa palonilmaisimet, poistumistiet, palo-ovet, opasteet ja laitteet.
Lisätietoja
- Vikojen havaitsemis- ja luovutustarkastukset, jotka ratkaisevat riitoja sen sijaan, että ne aiheuttaisivat niitäLuovutusasiakirjoissa määritellään, kuka maksaa mistäkin. Niiden luotettavuus perustuu tarkkuuteen ja kattavuuteen.
- Yhden tarkastusstandardin soveltaminen useissa toimipaikoissaUsean toimipisteen välisen yhteistyön haasteena ei ole työn määrä, vaan se, että standardit pysyvät yhdenmukaisina, vaikka kukaan ei voi valvoa niitä suoraan.
- Tarkastuspöytäkirjasta ammattimaiseen PDF-raporttiinMitä hyödyllinen tarkastusraportti tarvitsee – ja mitä tulisi jättää operatiiviseen työtilaan.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
- Mikä on kaupallinen kuntoarvio?
- Kaupallisen kiinteistön tai huoneiston kuntoa koskeva jäsennelty selvitys, joka laaditaan korjaus-, budjetti-, vastuu- tai hyväksymispäätösten perustaksi. Se kattaa tyypillisesti määritellyt alueet ja omaisuuserät, kuvaa vaurioiden vakavuuden yhdenmukaisesti ja tukee jokaista havaintoa päivämäärällä varustetulla todistusaineistolla.
- Kuinka usein yrityksen turvallisuuskierrokset tulisi suorittaa?
- Tarkastusten tiheys määräytyy rakennuksen, sen käyttötarkoituksen ja sovellettavien säännösten perusteella, ei ohjelmiston avulla. Tarkastusvälineiden avulla voidaan kuitenkin varmistaa, että jokainen tarkastuskierros on identtinen edellisen kanssa, jolloin valmiit pöytäkirjat osoittavat, että rutiinia on noudatettu, eivätkä pelkästään sitä, että paikan päällä on käyty.
- Miten varmistetaan, että useat mittaajat noudattavat samaa standardia?
- Keskittymällä rakenteen määrittelyyn sen sijaan, että annettaisiin ohjeita yksittäisille henkilöille. Uudelleenkäytettävä malli, jossa määritellään tarkastusalueet, kysymykset, vakavuusasteikko ja vaadittavat todisteet, poistaa suurimman osan henkilöiden välisistä eroista. Tarkastusten tulosten vertailu kyseiseen rakenteeseen paljastaa loputkin erot.
- Mikä ratkaisee luovutustarkastuksen tuloksen, kun siitä syntyy erimielisyyttä?
- Yhdenmukainen kattavuus, tarkka kuvaus, kyseiseen kohteeseen liitetyt päivämääräiset todisteet sekä selkeä kirjanpito siitä, kuka on suorittanut tarkastuksen ja milloin. Täydellinen kattavuus on tärkeintä: juuri se tekee siitä, että vian puuttuminen kirjanpidosta on merkityksellistä eikä pelkästään kirjaamatta jäänyttä.
- Voidaanko tarkastukset suorittaa laitetiloissa ja kellareissa, joissa ei ole signaalia?
- MeetInspect tukee tarkastusten suorittamista offline-tilassa, joten työ voi jatkua myös silloin, kun verkkoyhteyttä ei ole tai se on epäluotettava, ja tiedot synkronoidaan, kun laite saa jälleen verkkoyhteyden. Tämä on pikemminkin normaali tilanne kuin poikkeustapaus kaupallisten rakennusten huoltopiireissä.
