A property inspection checklist is easy to write badly. Listing everything that could be examined produces a document that looks thorough, takes an hour to complete and answers no question anyone actually asks.
The checklists that survive contact with real inspection work are shorter, more specific and organised around what somebody will do with the answers.
01
Aloita päätöksestä, älä kiinteistöstä
Ennen kuin kirjoitat yhtään kysymystä, määritä, mitä päätöstä tarkastus tukee. Vuokrasuhteen päättyessä tehtävä tilinpäätös, pääomasuunnittelun luku tai sen osoittaminen, että rutiinia on noudatettu – kukin näistä edellyttää erilaisia kysymyksiä ja eritasoista yksityiskohtaisuutta.
Kysymykset, jotka eivät vaikuta kyseiseen päätökseen, eivät ole neutraaleja. Ne pidentävät jokaista tulevaa tarkastusta, hajottavat keskittymistä ja jäävät lopulta vastaamatta ilman, että niitä tarkastellaan tarkemmin.
- Kirjoita päätös mallin yläosaan
- Tarkista jokainen kysymys tämän perusteella
- Poista kysymykset, jotka eivät muuta mitään
- Hyväksy se, että erilaiset tarkastustyypit vaativat erilaisia tarkistuslistoja
02
Kirjoita kysymyksiä, joissa on vain yksi lukukappale
Yleisin puute on kysymys, johon kaksi pätevää tarkastajaa vastaa eri tavalla. ”Onko kylpyhuone hyvässä kunnossa?” mittaa tarkastaja. ”Onko kylpyhuoneen katossa tai seinissä näkyvää hometta?” mittaa kiinteistö.
Jos kynnysarvo on merkityksellinen, mainitse se suoraan kysymyksessä sen sijaan, että jätät sen tulkinnan varaan. Hieman pidempi sanamuoto on pieni hinta siitä, että vastauksia voidaan verrata keskenään.
03
Lajittele kävelyjen mukaan, ei luokkien mukaan
Tarkistuslistat on yleensä ryhmitelty toimiston ajattelutavan mukaisesti – turvallisuus, rakenteet, palvelut. Tarkastukset suoritetaan rakennuksen pohjapiirroksen mukaisesti. Kun nämä kaksi lähestymistapaa eroavat toisistaan, tarkastajat joko palaavat takaisin tai suorittavat tarkastukset väärässä järjestyksessä ja sovittavat ne yhteen myöhemmin.
Fyysisen reitin mukainen järjestys ei maksa mitään, ja se maksaa itsensä takaisin jokaisella tarkastuksella. Järjestys toimii myös muistiapuna, mikä vähentää laiminlyöntejä.
04
Vaadi todisteita silloin, kun sillä on merkitystä
Jos jokaisesta tavarasta vaaditaan valokuva, tarkastukset venyvät ja johtavat lopulta vilpillisiin tarkastuksiin. Jos valokuvia ei vaadita lainkaan, syntyy kirjanpito, jota ei voida perustella.
Pyydä todisteita silloin, kun vastaukseen liittyy kustannusarvio tai kiistanalaisia seikkoja – puutteet ja poikkeukset – ja jätä vaatimusten mukaiset, tavanomaiset kohdat pelkästään jäsenneltyyn vastaukseen.
05
Tarkista tarkistuslista sen omien tulosten perusteella
Kun todelliset tarkastukset on suoritettu, valmiit raportit paljastavat, mitä vikaa mallissa on. Usein ohitetut kysymykset ovat epäselviä. Kysymykset, joihin vastataan joka kerta samalla tavalla, eivät erottele vastaajia toisistaan. Kysymyksiin, joihin liitetään selittävät huomautukset, liittyy vastausvaihtoehtoja, jotka eivät vastaa todellisuutta.
