Tarkastusmallit

Aloita siitä tuloksesta, jota raportin on tuettava. Lisää huoneita tai osioita siinä järjestyksessä, jossa tarkastaja kiertää kiinteistön, käytä lyhyitä otsikoita, selitä luokitusvalinnat ja vaadi valokuvia vain silloin, kun todisteita tarvitaan.

Suorita testitarkastus ennen julkaisua. Tarkista ehdolliset kohdat, vaaditut todisteet, allekirjoitukset ja raportin järjestys sekä iOS-sovelluksessa että luodussa PDF-tiedostossa.

Vältä merkittäviä mallimuutoksia tarkastusten ollessa käynnissä. Julkaise muutokset työvuorojen välissä ja kerro kenttätiimille, mitä on muuttunut, ennen seuraavan toimeksiannon alkamista.

Järjestä osiot ja kohteet sen mukaan, miten tarkastaja fyysisesti liikkuu kiinteistössä, ei sen mukaan, miten toimisto ne luokittelee. Kun nämä kaksi poikkeavat toisistaan, tarkastajat joutuvat joko palaamaan takaisin tai suorittamaan tarkastuksen väärässä järjestyksessä ja yhdenmukaistamaan tulokset jälkikäteen — molemmat vaihtoehdot vievät aikaa ja aiheuttavat virheitä.

Itse järjestys toimii myös muistia tukevana apuna, mikä vähentää puutteita ilman, että kysymyksiä lisätään.

Jos jokaisesta tavarasta vaaditaan valokuva, tarkastukset venyvät ja ajan mittaan niissä alkaa esiintyä vilpillisiä käytäntöjä. Jos valokuvia ei vaadita lainkaan, syntyy kirjanpitoa, jota ei voida puolustaa, kun se kyseenalaistetaan.

Vaadi todisteita silloin, kun vastauksella on seurauksia: viat, poikkeukset ja kaikki, mistä aiheutuu kustannuksia tai mikä on kiistanalainen. Säännösten mukaiset, tavanomaiset asiat eivät yleensä vaadi valokuvaa uskottavuuden varmistamiseksi.

Vältä merkittäviä muutoksia tarkastusten ollessa käynnissä. Julkaise muutokset työvuorojen välissä ja kerro kenttätiimille, mitä on muuttunut, ennen seuraavan toimeksiannon alkamista, jotta kiinteistössä ei tule esiin yllätyksiä.

Muista, että jokainen muutos heikentää vertailukelpoisuutta aiemman rakenteen mukaisesti tallennettujen tietueiden kanssa. Muutosten ryhmittely ja niiden ajoittaminen jakson rajalle säilyttää mahdollisuuden tulkita tuloksia ajallisesti.