Käyttäjät ja roolit

Laskutusvastuullinen henkilö hallinnoi tilausta, verotietoja, työtilan poistamista ja omistusoikeuden siirtoa. Työtilalla on aina oltava aktiivinen järjestelmänvalvoja, joka voi hallinnoida käyttöoikeuksia.

Järjestelmänvalvojat hallinnoivat asetuksia, malleja, jäseniä ja toimintoja. Tarkastajat hoitavat toimeksiantoja ja keräävät todistusaineistoa. Katselijoilla on vain lukuoikeudet. Kutsu ei tee jäsenestä automaattisesti laskutusvastuullista henkilöä.

Käytä kutsussa henkilön nykyistä työpaikan sähköpostiosoitetta, määritä tehtävään sopiva rooli, jossa on mahdollisimman vähän käyttöoikeuksia, ja poista käyttöoikeudet viipymättä, kun henkilö ei enää tarvitse työtilaa.

Määritä henkilöille mahdollisimman suppea rooli, joka riittää heidän tehtäviensä hoitamiseen. Tarkastajien on suoritettava heille osoitetut tehtävät ja kerättävä todistusaineistoa; heidän ei juurikaan tarvitse muokata malleja. Tarkastelijoihin kuuluvat tilintarkastajat, asiakkaat ja esimiehet, jotka lukevat tietoja, mutta eivät saa muuttaa niitä.

Järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet tulisi myöntää harkitusti ja vain harvoille. Jokainen uusi järjestelmänvalvoja lisää riskiä siitä, että ennalta ilmoittamaton mallipohjan muutos vaikuttaa jo käynnissä oleviin tarkastuksiin.

Työsuhde jatkuu usein pidempään kuin se syy, jonka vuoksi se alun perin perustettiin, etenkin alihankkijoiden ja tilapäisen henkilöstön kohdalla. Jäsenyyden säännöllinen tarkistaminen on luotettavampi tapa havaita tämä kuin se, että luotetaan siihen, että työsuhteen päättymisestä muistetaan oikealla hetkellä.

Lyhyt neljännesvuosittainen katsaus siitä, kuka hoitaa mitäkin tehtävää, riittää yleensä, ja se vaatii huomattavasti vähemmän työtä kuin se, että joudutaan myöhemmin selvittämään, miksi entisellä alihankkijalla on edelleen pääsy tarkastusasiakirjoihin.

Työtilalla on aina oltava aktiivinen järjestelmänvalvoja, joka voi hallinnoida käyttöoikeuksia. Laskutusvastuu on erillinen asia tavallisesta kutsusta, eikä se siirry automaattisesti, kun joku nimitetään järjestelmänvalvojaksi.

Ennen kuin omistaja lähtee organisaatiosta, siirrä omistusoikeus nimenomaisesti. Tilin poistaminen peruuttaa kyseisen tilin yksinomaisessa omistuksessa olevan tilauksen, joten jaetun työtilan osalta siirto on suoritettava ensin.