Inrichting van de werkplek

De persoon die de werkruimte aanmaakt, wordt de facturatieverantwoordelijke en een actieve beheerder. Controleer in Instellingen → Algemeen de naam van de organisatie, het land en de tijdzone. Deze instellingen zijn van invloed op de planning, de rapportagedata en de communicatie over de dienstverlening.

Gebruik vestigingen om locaties of operationele teams van elkaar te scheiden. Wijs leden alleen toe aan de vestigingen die voor hen relevant zijn en test de toegang met een account zonder beheerdersrechten voordat je productiewerk importeert.

Stel de terminologie, de huisstijl van rapporten, de standaardinstellingen voor e-mails en een startsjabloon vast voordat je het hele team uitnodigt. Consistente standaardinstellingen zorgen ervoor dat er tijdens de eerste inspecties ter plaatse minder correcties nodig zijn.

De terminologie-instellingen bepalen hoe zaken in de interface en in rapporten worden aangeduid. Door deze af te stemmen op de taal die uw organisatie al gebruikt, wordt het werk voor inspecteurs vergemakkelijkt en lezen rapporten natuurlijk aan voor klanten die de software nooit te zien krijgen.

Het is raadzaam om de standaardinstellingen voor rapporten — huisstijl, e-mailinstellingen, het patroon voor de bestandsnaam van rapporten — vast te leggen vóór de eerste live-inspectie, omdat bestaande rapporten de instellingen behouden die golden op het moment dat ze werden gegenereerd.

Vestigingen scheiden locaties of operationele teams binnen één werkruimte. Het is eenvoudiger om ze bij de opzet in te voeren dan achteraf aan te passen, wanneer er al inspecties, sjablonen en opdrachten bestaan binnen een niet-gesegmenteerde werkruimte.

Als je twijfelt of je ze nodig hebt, kun je de volgende praktische toets toepassen: moeten twee groepen mensen elkaars dagelijkse werkzaamheden niet kunnen zien? Als het antwoord ‘nee’ is, is één enkele tak eenvoudiger en gemakkelijker te beheren.

Drie fouten komen zo vaak voor dat ze het vermelden waard zijn: het team uitnodigen voordat er sjablonen beschikbaar zijn, standaard beheerdersrechten toekennen en de rapportconfiguratie uitstellen tot nadat het eerste rapport voor klanten al is verstuurd.

Alle drie zijn te verhelpen, maar het kost meer om ze te verhelpen dan om ze te voorkomen. Test de toegang met een account zonder beheerdersrechten voordat je productiewerk importeert — zo komen machtigingsproblemen aan het licht terwijl ze nog theoretisch zijn.