Inspectiesjablonen

Begin met het resultaat dat het rapport moet onderbouwen. Voeg ruimtes of onderdelen toe in de volgorde waarin een inspecteur het pand doorloopt, gebruik korte omschrijvingen, leg de keuzes voor de beoordeling uit en voeg alleen foto’s toe wanneer bewijsmateriaal nodig is.

Voer een testcontrole uit voordat je het rapport publiceert. Controleer de voorwaardelijke items, de vereiste bewijsstukken, de handtekeningen en de volgorde van de rapportonderdelen, zowel in de iOS-app als in de gegenereerde PDF.

Voer geen ingrijpende wijzigingen aan sjablonen door terwijl er inspecties lopen. Publiceer wijzigingen tussen de diensten door en breng het veldteam op de hoogte van de wijzigingen voordat de volgende opdracht van start gaat.

Rangschik de onderdelen en punten in de volgorde waarin een inspecteur zich daadwerkelijk door het pand verplaatst, en niet volgens de indeling van het kantoor. Wanneer deze twee van elkaar afwijken, moeten inspecteurs ofwel teruglopen ofwel de werkzaamheden niet in de juiste volgorde uitvoeren en deze achteraf op elkaar afstemmen — beide kosten tijd en leiden tot fouten.

De volgorde zelf fungeert ook als geheugensteuntje, waardoor er minder wordt weggelaten zonder dat er vragen bijkomen.

Als voor elk artikel een foto moet worden overgelegd, leidt dat tot langdurige controles en, op den duur, tot oneerlijke controles. Als er geen foto’s worden geëist, levert dat documentatie op die bij betwisting niet verdedigbaar is.

Vraag om bewijs wanneer het antwoord gevolgen heeft: gebreken, uitzonderingen en alles wat kosten met zich meebrengt of waarover onenigheid kan ontstaan. Bij zaken die aan de voorschriften voldoen en onopvallend zijn, is een foto zelden nodig om de geloofwaardigheid te onderbouwen.

Voer geen ingrijpende wijzigingen door terwijl er inspecties gaande zijn. Publiceer wijzigingen tussen de diensten door en breng het team in het veld op de hoogte van de wijzigingen voordat de volgende opdracht begint, zodat er geen verrassingen worden ontdekt in een pand.

Houd er rekening mee dat elke wijziging de vergelijkbaarheid met gegevens die volgens de vorige structuur zijn vastgelegd, verstoort. Door wijzigingen te bundelen en deze af te stemmen op een cyclusgrens, blijft het mogelijk om resultaten over een langere periode heen te interpreteren.