Begin klein. Breid de inspectiewerkzaamheden geleidelijk uit zonder van systeem te wisselen

Stem het plan af op de structuur, niet op het enthousiasme

De factoren die daadwerkelijk bepalen welk plan het meest geschikt is, zijn structureel van aard: hoeveel mensen inspecties moeten uitvoeren of controleren, of de organisatie in vestigingen is onderverdeeld en hoeveel inspecties er per maand plaatsvinden. Die factoren zijn doorgaans van tevoren bekend en veranderen slechts langzaam.

Een veelgemaakte fout is dat men bij het maken van schattingen uitgaat van ambities in plaats van van de huidige structuur. Het inspectievolume neemt doorgaans toe naarmate de activiteiten uitbreiden, en niet zozeer op basis van de beoogde doelstellingen, en plannen kunnen later nog worden aangepast — daarom vormt de huidige samenstelling van het team de betere uitgangspunt.

• ✓Tel de mensen die eigen toegang nodig hebben, niet iedereen die misschien even naar een rapport kijkt
• ✓Ga na of de operatie daadwerkelijk afzonderlijke takken vereist
• ✓Schat het maandelijkse inspectievolume op basis van de huidige werkzaamheden, niet op basis van streefcijfers
• ✓Beschouw de vereisten inzake sjablonen en huisstijl als een aparte kwestie, los van het personeelsbestand

Begin met één workflow voordat je deze vastlegt

De meest betrouwbare manier om een keuze te maken, is door een volledige inspectie uit te voeren — van sjabloon tot gegevensverzameling ter plaatse, beoordeling en rapportage — op een concreet pand. Zo komen de vereisten die voor uw bedrijfsvoering van belang zijn sneller aan het licht dan bij welke vergelijking van functies dan ook, en vaak verandert daardoor ook welk plan het meest geschikt lijkt.

Daarnaast wordt ook het belangrijkste aspect getest: of de veldtoepassing werkt in uw gebouwen, met uw inspecteurs en onder uw omstandigheden.

Wat vaak wordt onderschat

Er zijn twee aspecten die vaak pas in een laat stadium aan het licht komen. Het eerste is de controlecapaciteit: organisaties houden wel rekening met inspecteurs, maar vergeten de mensen die het voltooide werk controleren voordat het wordt vrijgegeven. Het tweede is de rapportageconfiguratie; dit is meestal het punt waarop het verschil ligt tussen een aanvaardbaar document en een document dat klaar is voor de klant.

Beide punten is het de moeite waard om tijdens een proefperiode vast te stellen, in plaats van pas nadat er een plan is gekozen op basis van alleen het aantal inspecteurs.