Software voor veiligheidsinspecties voor routinecontroles, gevaren en corrigerende maatregelen

Herhaalbaar is beter dan grondig

Een bescheiden checklist die elke week op precies dezelfde manier wordt ingevuld, is meer waard dan een grondige controle die af en toe wordt uitgevoerd, omdat alleen de eerste een verslag oplevert waaruit blijkt dat er sprake is van een vaste routine.

Dit is ook het punt waarop de regels voor het invullen belangrijker zijn dan bij de meeste inspectiewerkzaamheden. Een veiligheidsronde met optionele vragen wordt dan een veiligheidsronde met overgeslagen vragen, en de hiaten zijn in het uiteindelijke document niet zichtbaar, tenzij de structuur dit afdwingt.

• ✓Stel het interval vast en noteer wanneer elke ronde daadwerkelijk is uitgevoerd
• ✓Controles van strafregisters die zijn goedgekeurd, niet alleen de afwijzingen
• ✓Zorg ervoor dat verplichte items ook daadwerkelijk verplicht zijn
• ✓Zorg ervoor dat de route tussen de rondes en tussen de deelnemers hetzelfde blijft

Waarnemingen van gevaren moeten via een apart traject worden geregistreerd

Tijdens een geplande ronde wordt gecontroleerd wat op de checklist staat. Gevaren, bijna-ongelukken en onveilige situaties worden op andere momenten door andere mensen opgemerkt, en door deze in een geplande inspectie te persen, worden de meeste ervan nooit geregistreerd.

Een waarneming moet op zichzelf staan, aan een locatie gekoppeld zijn en vergezeld gaan van bewijs en een corrigerende maatregel. Door het te behandelen als een volwaardig verslag in plaats van als een aantekening in iemands rondgang, komt de rapportagecultuur tot zijn recht.

Correctieve maatregelen vormen het meetbare deel

Het aantal geconstateerde gevaren zegt op zich weinig — een stijgend aantal kan betekenen dat de omstandigheden verslechteren of dat mensen zijn begonnen met het melden ervan. Wat wel meetbaar is, is wat er daarna gebeurde: hoeveel maatregelen er zijn genomen, hoe lang de meldingen open bleven staan en of hetzelfde gevaar zich opnieuw voordoet.

Door de handeling los te koppelen van de waarneming, wordt het meetbaar. Als het afsluiten van de handeling de bevinding tenietdoet, gaat de geschiedenis verloren die een terugkerend probleem zou aantonen.

• ✓Houd de tijd tot afsluiting bij, niet alleen het aantal bevindingen
• ✓Let erop of hetzelfde gevaar zich op dezelfde plek opnieuw voordoet
• ✓Noteer aan wie de taak is toegewezen
• ✓Zorg ervoor dat de observatie leesbaar blijft nadat de actie is afgesloten

Bewijsstukken en goedkeuring

Veiligheidsrapporten worden gelezen door mensen die er niet bij waren, soms pas lang daarna en soms in een vijandige sfeer. Gedateerde foto’s die bij de betreffende controle zijn gevoegd, en een duidelijk verslag van wie de ronde heeft uitgevoerd, geven deze rapporten hun gewicht.

MeetInspect maakt foto’s en korte video’s bij afzonderlijke inspectiepunten en verzamelt handtekeningen van inspecteurs en klanten. Na afloop van de inspectie wordt een PDF-rapport of een link naar een online rapport gegenereerd dat kan worden gedeeld.

Reikwijdte en verantwoordelijkheid

Inspectiesoftware structureert en documenteert het professionele oordeel; het levert dit oordeel niet zelf. Wat een veiligheidsinspectie moet omvatten, hoe vaak deze moet plaatsvinden en wie bevoegd is om deze uit te voeren, wordt bepaald door het regelgevingskader dat van toepassing is op uw bedrijfsvoering en rechtsgebied.

Een aanpasbaar sjabloon is juist het juiste hulpmiddel omdat die vereisten verschillen. De structuur moet worden opgebouwd om aan uw verplichtingen te voldoen, in plaats van te worden overgenomen uit een algemeen formulier.