Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Bijlage: wat staat er in dit document?
Bij een afbeelding die bij een inspectie is opgeslagen, moet iemand onthouden wat erop te zien is. Bij een afbeelding die is toegevoegd aan de specifieke controle waarvoor deze nodig was, is dat niet het geval.
Het bijvoegen moet al bij het vastleggen gebeuren. Het achteraf in het kantoor reconstrueren is traag, foutgevoelig en de eerste taak die wordt geschrapt als de dag uitloopt.
02
Herkomst: wanneer en door wie?
Een verslag zonder datum en auteur is een bewering. Het feit dat het verslag op hetzelfde moment is opgesteld, is vaak het meest overtuigende kenmerk van een inspectieverslag, en dat geldt alleen als het destijds is vastgelegd.
- Leg het vast tijdens het bezoek, niet daarna
- De identiteit van de inspecteur in het dossier vermelden
- Bewaar het originele bewijsmateriaal, niet alleen een samenvatting
- Vermijd het achteraf bewerken van opgenomen materiaal
03
Consistentie: wat betekent stilte?
Als een verslag elk gebied volgens dezelfde norm behandelt, is het ontbreken van een vastgelegd gebrek veelzeggend. Als de dekking varieert, bewijst het ontbreken van vermeldingen niets — en een tegenpartij zal dat ook aangeven.
Consistente verslaglegging is dus geen grondigheid omwille van de grondigheid zelf. Het is juist wat de negatieve bevindingen bewijskracht geeft.
