Software voor de inspectie van faciliteiten, bestemd voor gepland onderhoud en nalevingscontroles

Dekking is de maatstaf die ertoe doet

Faciliteitenprogramma’s mislukken stilletjes. Er gebeurt niets dramatisch als er een ronde wordt overgeslagen; de achterstand is er gewoon, onzichtbaar, totdat iemand om bewijs vraagt en dat niet kan leveren.

Het zichtbaar maken van de voortgang — een overzicht van geplande, voltooide, achterstallige en nog niet gestarte taken — is hier dan ook van groter belang dan bij de meeste inspectiewerkzaamheden. Het is het verschil tussen een programma dat daadwerkelijk functioneert en een programma waarvan alleen wordt aangenomen dat het functioneert.

• ✓Geplande tegen voltooide, niet alleen voltooide
• ✓Zorg ervoor dat achterstallige rondes zichtbaar worden in plaats van dat ze onopgemerkt blijven
• ✓Noteer de daadwerkelijke datum waarop elke ronde is uitgevoerd
• ✓Houd dezelfde structuur aan, zodat de resultaten tussen de verschillende sites onderling vergelijkbaar zijn

Activa, structuur en naleving zijn verschillende posten

Een installatiecontrole, een inspectie van de staat van de stoffen en een rondgang om de naleving van de wettelijke voorschriften te controleren, geven antwoord op verschillende vragen en vinden plaats volgens verschillende cycli; als je ze allemaal in één sjabloon propt, krijg je een formulier dat voor geen van deze doeleinden goed werkt.

Door voor elk onderdeel afzonderlijke sjablonen te gebruiken die dezelfde verwijzingen naar de website en bronnen bevatten, blijft elk onderdeel geschikt voor zijn specifieke doel, terwijl de portfolio toch als een geheel kan worden bekeken.

De ronde plannen is al het halve werk

De inspectie van faciliteiten is routewerk. Wanneer een team op één dag meerdere gebouwen bezoekt, zijn de volgorde van de bezoeken, de adressen en de opdracht net zo belangrijk als de checklist zelf.

MeetInspect omvat dagelijkse inspectieplannen en adressen, houdt bij welke werkzaamheden nog niet zijn voltooid en welke wel, en opent routes in ondersteunde navigatie-apps, zodat de planning en de inspectie deel uitmaken van hetzelfde dossier in plaats van twee systemen die met elkaar moeten worden afgestemd.

Bevindingen die de mensen bereiken die problemen oplossen

Een vaststelling met betrekking tot de faciliteiten is meestal een werkopdracht in de wacht. De waarde ervan hangt af van de vraag of er voldoende details in staan — welk gebouw, welke verdieping, welk object, wat er aan de hand is — zodat iemand de werkzaamheden kan plannen zonder ter plaatse te gaan kijken.

Foto’s en korte filmpjes die aan de afzonderlijke controle zijn toegevoegd, maken dat mogelijk, en door de corrigerende maatregel los te houden van de bevinding, wordt het verslag van de vastgestelde situatie niet gewist wanneer de opdracht wordt afgesloten.

• ✓Leg de locatie zo nauwkeurig vast dat je het object later weer kunt terugvinden
• ✓Geef een beschrijving van de storing, zodat er een prijs kan worden vastgesteld of een afspraak kan worden ingepland
• ✓Voeg bewijsmateriaal toe aan de controle die daartoe heeft geleid
• ✓Houd de actie apart bij van de bevinding

Aannemers en consistentie

Facilitaire teams voeren zelden volledig interne inspecties uit. Wanneer aannemers samenwerken met vaste medewerkers, bestaat het risico dat twee verschillende normen worden toegepast op één dataset, en die afwijkingen blijven meestal onopgemerkt totdat iemand de gegevens probeert te analyseren.

Dankzij herbruikbare sjablonen geldt voor iedereen die het werk uitvoert dezelfde standaard. Door voltooide inspecties aan die structuur te toetsen, worden eventuele punten opgemerkt die in het sjabloon zijn over het hoofd gezien.