Van inspectieverslag tot eindrapport

Voorafgaand aan het bezoek: definitie

Het werk dat wordt verricht voordat een inspecteur het kantoor verlaat, bepaalt grotendeels wat er tijdens het bezoek kan worden bereikt. Het object, het type inspectie, het te gebruiken sjabloon, de vereiste bewijsstukken en de rapportagestandaard moeten allemaal van tevoren worden vastgelegd — want het ter plaatse regelen van een van deze zaken kost tijd die eigenlijk bestemd is voor de inspectie zelf.

Dit is ook het moment waarop meningsverschillen over de reikwijdte het goedkoopst kunnen worden opgelost. Een misverstand over de vraag of een inspectie ook bijgebouwen omvat, kost slechts enkele minuten om vooraf op te lossen, terwijl het achteraf een heen- en terugreis vereist om het op te lossen.

Tijdens het bezoek: vastleggen

Het vastleggen van gegevens in het veld wordt beperkt door factoren die software niet kan beïnvloeden: het beschikbare licht, het weer, handschoenen, ladders, bewoners en de beschikbare tijd. De workflow moet ervoor zorgen dat een toch al lastige situatie zo soepel mogelijk verloopt, en dat de voortgang van het werk voortdurend duidelijk is, zodat er na vertrek niets ontbreekt.

Bewijsmateriaal moet op het moment van vastleggen worden bijgevoegd, in plaats van later te worden gekoppeld. MeetInspect maakt foto’s rechtstreeks in de Inspection Runner, zodat elke afbeelding bij de betreffende controle hoort. De app biedt bovendien offline ondersteuning, zodat het vastleggen ook zonder internetverbinding doorgaat en de gegevens worden gesynchroniseerd zodra het apparaat weer verbinding heeft.

• ✓Volg de fysieke route in plaats van een logische volgorde op categorie
• ✓Voeg de foto’s ter plaatse toe aan de vraag waarvoor ze nodig waren
• ✓Zorg ervoor dat de voltooiingsstatus gedurende het hele bezoek zichtbaar blijft
• ✓Ga ervan uit dat de verbinding juist op het meest ongelegen moment zal uitvallen

Na het bezoek: terugblik

Een controle is bedoeld om op te sporen wat ter plaatse over het hoofd is gezien: een ontbrekende foto, een ongeloofwaardig antwoord, een opmerking die is vastgelegd zonder de details die iemand verderop in het proces nodig zal hebben. Het is het laatste moment waarop een fout in het dossier nog tegen lage kosten kan worden gecorrigeerd, want na publicatie is een herbezoek de enige oplossing.

De meest waardevolle beoordeling is eerder structureel dan inhoudelijk. Door te controleren of het vereiste bewijsmateriaal aanwezig is, of de verplichte vragen zijn beantwoord en of de bevindingen voldoende context bieden om ernaar te handelen, worden meer echte problemen aan het licht gebracht dan door beschrijvingen anders te formuleren.

Uitgifte en hergebruik

Een rapport moet een weergave zijn van het inspectieverslag, en geen nieuw document dat daaruit is samengesteld. Wanneer het rapport afzonderlijk wordt opgesteld, ontstaan er twee versies van de waarheid die steeds verder uit elkaar groeien: het rapport wordt het document dat iedereen leest, terwijl het onderliggende verslag er stilletjes niet meer mee overeenkomt.

MeetInspect genereert een PDF-rapport op basis van het ingevulde inspectierapport, en het sjabloon waarmee de inspectie is uitgevoerd, wordt hergebruikt voor de volgende inspectie. Zo sluit de cirkel: de structuur waarmee het werk is vastgelegd, zorgt ook voor de output en bepaalt het volgende bezoek.