Richtlijnen voor betere inspectiewerkprocessen

Stel vragen op die slechts één interpretatie toelaten

De meest voorkomende tekortkoming bij inspectiesjablonen is een vraag waarop twee deskundige mensen een verschillend antwoord geven. „Is de keuken schoon?“ hangt volledig af van de norm die de lezer in zijn hoofd heeft. „Zijn alle werkbladen vrij van zichtbare resten?“ is dat niet. De tweede vraag is langer, minder elegant en aanzienlijk nuttiger.

De toets is eenvoudig en loont de moeite om op elke vraag toe te passen: zouden twee inspecteurs, die beiden te goeder trouw handelen, verschillende beoordelingen voor hetzelfde pand kunnen opstellen? Zo ja, dan zegt de vraag meer over de inspecteur dan over het pand.

• ✓Geef de voorkeur aan waarneembare omstandigheden boven kwaliteitsbeoordelingen
• ✓Geef de drempelwaarde expliciet aan in de vraag, in plaats van deze impliciet te laten
• ✓Vermijd samengestelde vragen waarbij twee controles in één antwoord worden gebundeld
• ✓Gebruik in alle sjablonen dezelfde formulering voor dezelfde controle

Bepalen wanneer bewijs daadwerkelijk nodig is

Als je voor elk item een foto eist, leidt dat tot langdurige controles en uiteindelijk tot oneerlijke controles. Als je helemaal geen foto’s eist, krijg je documentatie die niet te verdedigen is. De beste middenweg is om bewijs te eisen wanneer het antwoord gevolgen heeft — gebreken, uitzonderingen, alles wat betwist kan worden of kosten met zich meebrengt.

Een handige vuistregel: vraag om een foto wanneer het antwoord de lezer zou verrassen, of wanneer er als gevolg daarvan geld van eigenaar wisselt. Zaken die aan de regels voldoen en onopvallend zijn, hebben zelden visueel bewijs nodig.

Een checklist bestellen voor degene die het terrein inspecteert

Sjablonen zijn doorgaans ingedeeld volgens de manier waarop het kantoor denkt: per categorie, per systeem of per regelgevingsrubriek. Inspecties verlopen volgens de indeling van het gebouw. Wanneer die twee ordeningen van elkaar afwijken, moet de inspecteur het pand meerdere keren doorlopen of de checklist in willekeurige volgorde invullen en deze later weer op één lijn brengen.

Sorteren op fysieke route kost niets en bespaart bij elke volgende inspectie tijd. Het vermindert ook het aantal omissies, omdat de volgorde zelf als geheugensteuntje fungeert.

Sjablonen vergelijken met voltooid werk

De beste bron voor het verbeteren van sjablonen zijn de reeds uitgevoerde inspecties. Vragen die vaak worden overgeslagen, telkens op dezelfde manier worden beantwoord of vergezeld gaan van toelichtingen, wijzen allemaal op iets: respectievelijk dat ze onduidelijk zijn, dat ze geen onderscheid maken en dat de beschikbare antwoorden niet overeenkomen met de werkelijkheid.

Door een sjabloon één keer per cyclus te toetsen aan de eigen uitvoer, worden deze fouten sneller opgespoord dan door welke hoeveelheid ontwerpbesprekingen dan ook vooraf.