Gebruikers en rollen

De facturatieverantwoordelijke beheert het abonnement, de belastinggegevens, het verwijderen van de werkruimte en de eigendomsoverdracht. Een werkruimte moet altijd een actieve beheerder hebben die de toegang kan beheren.

Beheerders beheren instellingen, sjablonen, leden en werkzaamheden. Inspecteurs voeren opdrachten uit en leggen bewijsmateriaal vast. Kijkers hebben alleen-lezen-toegang. Een uitnodiging maakt een lid nooit automatisch de facturatieverantwoordelijke.

Nodig iemand uit via zijn of haar huidige zakelijke e-mailadres, wijs de rol toe met de minste rechten die bij de functie past, en trek de toegang onmiddellijk in wanneer iemand de werkruimte niet langer nodig heeft.

Wijs de rol toe met de minste rechten die iemand nodig heeft om zijn of haar werk te kunnen doen. Inspecteurs moeten toegewezen taken uitvoeren en bewijsmateriaal vastleggen; ze hoeven zelden sjablonen aan te passen. Tot de groep ‘kijkers’ behoren auditors, klanten en managers die documenten lezen, maar deze niet mogen wijzigen.

Beheerdersrechten moeten weloverwogen worden toegekend en beperkt blijven. Elke extra beheerder vergroot de kans dat een onaangekondigde wijziging in een sjabloon gevolgen heeft voor inspecties die al aan de gang zijn.

Toegang blijft vaak langer bestaan dan de opdracht waarvoor deze was verleend, met name bij aannemers en tijdelijk personeel. Door het lidmaatschap volgens een vast schema te herzien, kan dit betrouwbaarder worden opgemerkt dan wanneer men erop vertrouwt dat het op het juiste moment aan de orde komt bij het beëindigen van het dienstverband.

Een kort kwartaaloverzicht van wie welke functie bekleedt, volstaat meestal, en kost aanzienlijk minder moeite dan achteraf uitzoeken waarom een voormalige contractant nog steeds toegang heeft tot inspectieverslagen.

Een werkruimte moet altijd een actieve beheerder hebben die de toegang kan beheren. Het facturatie-eigendom staat los van een gewone uitnodiging en wordt niet automatisch overgedragen wanneer iemand tot beheerder wordt benoemd.

Zorg ervoor dat het eigendom expliciet wordt overgedragen voordat een eigenaar de organisatie verlaat. Het verwijderen van een account beëindigt een abonnement dat uitsluitend aan dat account toebehoort; voor een gedeelde werkruimte moet de eigendomsoverdracht dus eerst plaatsvinden.