Configuración del espacio de trabajo

La persona que crea el espacio de trabajo pasa a ser el titular de la factura y un administrador activo. En «Configuración» → «General», confirma el nombre de la organización, el país y la zona horaria. Estos ajustes afectan a la programación, a las fechas de los informes y a las comunicaciones del servicio.

Utiliza las sucursales para separar las ubicaciones o los equipos operativos. Asigna a los miembros únicamente a las sucursales que necesiten y comprueba el acceso con una cuenta que no sea de administrador antes de importar el trabajo de producción.

Configura la terminología, la imagen de marca de los informes, los valores predeterminados del correo electrónico y una plantilla inicial antes de invitar al resto del equipo. Unos valores predeterminados coherentes reducen las correcciones durante las primeras inspecciones en directo.

La configuración de la terminología determina cómo se denominan los elementos en la interfaz y en los informes. Adaptarla al lenguaje que ya utiliza tu organización facilita el trabajo de los inspectores y hace que los informes resulten más fáciles de entender para los clientes que nunca ven el software.

Es recomendable configurar los valores predeterminados de los informes —la imagen de marca, la configuración del correo electrónico y el patrón de nombres de los archivos de informe— antes de la primera inspección en producción, ya que los informes existentes conservan la configuración que se aplicó en el momento de su generación.

Las sucursales separan las ubicaciones o los equipos operativos dentro de un mismo espacio de trabajo. Es más fácil implementarlas en la fase de configuración que incorporarlas a posteriori, una vez que ya existen inspecciones, plantillas y asignaciones en un espacio de trabajo sin diferenciar.

Si no estás seguro de si los necesitas, una prueba práctica consiste en preguntarte si dos grupos de personas deberían poder ver el trabajo habitual de los demás. Si la respuesta es no, una única rama resulta más sencilla y fácil de gestionar.

Hay tres errores que se repiten con suficiente frecuencia como para que merezca la pena mencionarlos: invitar al equipo antes de que existan las plantillas, conceder acceso administrativo de forma predeterminada y dejar la configuración de los informes para después de que ya se haya enviado el primer informe destinado a los clientes.

Las tres situaciones se pueden solucionar, pero arreglar cada una de ellas sale más caro que evitarlas. Prueba el acceso con una cuenta que no sea de administrador antes de importar el trabajo de producción: así se detectan los problemas de permisos cuando aún son teóricos.