Usuarios y roles

El titular de la factura gestiona la suscripción, los datos fiscales, la eliminación del espacio de trabajo y la transferencia de la titularidad. Un espacio de trabajo debe tener siempre un administrador activo que pueda gestionar los accesos.

Los administradores gestionan la configuración, las plantillas, los miembros y las operaciones. Los inspectores trabajan en los encargos y recogen pruebas. Los usuarios con derechos de visualización tienen acceso de solo lectura. Una invitación nunca convierte automáticamente a un miembro en el titular de la factura.

Invita a la persona mediante su dirección de correo electrónico profesional actual, utilice el rol con menos privilegios que se ajuste a sus funciones y retira el acceso de inmediato cuando ya no necesite el espacio de trabajo.

Asigna el rol con el mínimo de privilegios que permita a una persona realizar su trabajo. Los inspectores deben completar el trabajo que se les ha asignado y recopilar pruebas; rara vez necesitan modificar plantillas. Los usuarios con rol de «visor» incluyen a auditores, clientes y directivos que consultan los registros, pero no deben modificarlos.

El acceso administrativo debe ser deliberado y limitado. Cada administrador adicional aumenta la probabilidad de que un cambio no anunciado en la plantilla afecte a las inspecciones que ya están en curso.

El acceso suele prolongarse más allá de la relación laboral que lo justificó, sobre todo en el caso de los contratistas y el personal temporal. Revisar la condición de miembro de forma periódica permite detectar esta situación de manera más fiable que confiar en que se recuerde en el momento oportuno la baja del empleado.

Por lo general, basta con un breve repaso trimestral de quién ocupa cada puesto, lo cual supone mucho menos trabajo que tener que investigar más adelante por qué un antiguo colaborador sigue teniendo acceso a los registros de inspección.

Un espacio de trabajo debe contar siempre con un administrador activo que pueda gestionar los accesos. La titularidad de la facturación es independiente de una invitación normal y no se transfiere automáticamente cuando se nombra a alguien administrador.

Antes de que un propietario abandone la organización, transfiere la titularidad de forma explícita. Al eliminar una cuenta se cancela una suscripción que sea propiedad exclusiva de dicha cuenta, por lo que, en el caso de un espacio de trabajo compartido, es necesario que la transferencia se realice primero.