Desde el informe preliminar de inspección hasta el informe final

Antes de la visita: definición

El trabajo realizado antes de que el inspector salga de la oficina determina en gran medida los resultados que se pueden obtener de la visita. La propiedad, el tipo de inspección, la plantilla aplicable, la documentación necesaria y las normas de elaboración de informes deben acordarse con antelación, ya que resolver cualquiera de estos aspectos in situ consume el tiempo destinado a la inspección.

Además, es aquí donde resulta más barato resolver los desacuerdos sobre el alcance de la inspección. Un malentendido sobre si una inspección incluye las dependencias se resuelve en cuestión de minutos si se aclara de antemano, mientras que, de no ser así, habría que hacer un viaje de ida y vuelta para resolverlo después.

Durante la visita: captura

La recopilación de datos sobre el terreno se ve limitada por factores que el software no puede modificar: la luz disponible, las condiciones meteorológicas, los guantes, las escaleras, los residentes y el tiempo. La función del flujo de trabajo es minimizar al máximo las dificultades en una situación que ya de por sí es complicada, y hacer que el estado de finalización resulte evidente en todo momento, de modo que no se detecte que falta nada tras la salida.

Las pruebas deben adjuntarse en el momento de la captura, en lugar de conciliarse más tarde. MeetInspect captura fotos directamente desde Inspection Runner, por lo que cada imagen pertenece a la comprobación para la que se tomó, e incluye soporte sin conexión para que la captura continúe aunque no haya conexión y se sincronice cuando el dispositivo vuelva a conectarse.

• ✓Sigue el orden físico en lugar del orden lógico de las categorías
• ✓Adjunta las fotografías a la pregunta que las requiera, directamente en la página web.
• ✓Mantén visible el estado de finalización durante toda la visita
• ✓Asume que la conexión fallará en el momento menos oportuno

Tras la visita: resumen

La revisión sirve para detectar lo que no se ha podido detectar sobre el terreno: una fotografía que falta, una respuesta inverosímil, una observación registrada sin los detalles que alguien más adelante necesitará. Es el último momento en el que se puede corregir un error en el registro sin que suponga un gran coste, ya que, una vez publicado, la única solución es volver al lugar.

La revisión más valiosa es la estructural, más que la editorial. Comprobar que se incluyan las pruebas necesarias, que se respondan las preguntas obligatorias y que las conclusiones cuenten con suficiente contexto para actuar permite detectar más problemas reales que reformular las descripciones.

Emisión y reutilización

Un informe debe ser una transcripción del registro de inspección, no un nuevo documento elaborado a partir de él. Cuando el informe se redacta por separado, existen dos versiones de la verdad que van divergiendo: el informe se convierte en el documento que todo el mundo lee, mientras que el registro subyacente deja de coincidir con él sin que nadie se dé cuenta.

MeetInspect genera un informe en formato PDF a partir del registro de inspección completado, y la plantilla utilizada para realizar dicha inspección se reutiliza en la siguiente. Así se cierra el círculo: la estructura que ha registrado el trabajo también genera el resultado y define la próxima visita.