The report is the client-facing expression of the inspection record. It should be easy to navigate, clear about outcomes and specific about the evidence behind them.
01
Diseño pensado para el lector
Un administrador de fincas, un contratista y un inquilino pueden leer el mismo informe por motivos distintos. Empieza por el contexto de la inspección y el resumen, y a continuación presenta los datos detallados siguiendo una estructura clara y predecible.
02
Mantener intacta la trazabilidad
Cada nota, imagen, firma y acción que figure en el informe debe proceder del registro de inspección confirmado. Copiar y pegar manualmente genera lagunas que se pueden evitar.
- Identificar el tipo de inmueble y de inspección
- Fechas de las actuaciones y responsables
- Guarda las pruebas junto al resultado correspondiente
03
Separación de la elaboración de informes de las operaciones en tiempo real
El PDF recoge el registro confirmado. Las asignaciones, los estados internos y las acciones en curso deben permanecer en el espacio de trabajo, donde los equipos puedan actualizarlas de forma segura.
04
El informe debe reflejar el expediente, no repetirlo.
Cuando el informe se redacta por separado de la inspección, existen dos versiones de la verdad que van divergiendo. El informe se convierte en el documento que todo el mundo lee, mientras que el registro subyacente deja de coincidir con él sin que nadie se dé cuenta.
La generación del documento a partir del registro completado elimina por completo esa posibilidad. Además, significa que la calidad del informe depende en gran medida de la plantilla: si un informe resulta difícil de leer, la causa suele estar en el orden de las secciones o en la denominación de los elementos.
- Generar a partir del registro en lugar de reescribirlo
- Comprueba primero el orden y el etiquetado en la plantilla
- Realiza la prueba con un número realista de fotografías
- Léelo como alguien que no estaba en la vivienda
05
Escribir para un lector que no estuvo allí
La jerga interna que resulta obvia para un inspector suele ser incomprensible para un cliente, un contratista o un tribunal. Las abreviaturas, los apodos de las salas y el contexto que se da por supuesto reducen el valor probatorio de un registro que, de otro modo, sería completo.
La prueba consiste en determinar si alguien que no conozca el asunto podría actuar en función de cada conclusión sin tener que hacer ninguna pregunta. Si no pudiera hacerlo, la conclusión debe ser más detallada, en lugar de más extensa.
